W artykule, w którym opisałem proces rejestracji płatnika podatku VAT napisałem takie zdanie:

Na trzeciej stronie możesz wypełnić tylko część D. Jeśli nie planujesz mieć klientów z UE, to część dotyczącą VAT UE (C.3 INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH) możesz na razie pominąć.

Chciałbym w tym miejscu oficjalnie się z niego wycofać. Dlaczego? Zapraszam do mojego wyjaśnienia poniżej.

Skąd wzięło się to zdanie?

Na początek krótkie wyjaśnienie dlaczego tak napisałem. Kiedy udałem się z wypełnionym formularzem VAT-R do urzędu skarbowego, pod który podlegam, w celu zarejestrowania się jako płatnik podatku VAT, to zapytałem się „pani z okienka” czy muszę wypełniać część dotyczącą VAT UE. Otrzymałem uprzejmą odpowiedź, że nie ma takiej potrzeby jeśli nie planuję mieć klientów z UE i żebym tylko pamiętał o aktualizacji tych danych przed wystawieniem pierwszej faktury, która będzie wymagała numeru VAT UE. Czyli dokładnie tak jak to opisałem we wspomnianym wpisie.

Studium przypadku

6 maja był ostatni dzień ważności mojej licencji na oprogramowanie IntelliJ IDEA. Ze względu na fakt, że posiadam tę licencję nieprzerwanie od dwóch lat oraz na nowy system licencjonowania, który zachęca i wynagradza ciągłą subskrypcję przy pomocy 40% zniżki, zdecydowałem się na automatyczne, comiesięczne przedłużanie mojej subskrypcji. Tym razem mogłem dodatkowo „zaoszczędzić” korzystając z faktu prowadzenia działalności gospodarczej i poprosić o fakturę VAT na firmę. 5 maja zalogowałem się więc na moje konto na stronie firmy JetBrains (autora IntelliJ IDEA) i zacząłem wypełniać formularz. Po wpisaniu liter PL i mojego numeru NIP (taki jest format VAT UE dla Polski) moim oczom ukazał się… las 😉 poniższy komunikat ostrzegawczy:

Informacje o właścicielu licencji IntelliJ IDEA potrzebne do wystawienia faktury VAT

Informacje o właścicielu licencji IntelliJ IDEA potrzebne do wystawienia faktury VAT

Jako rasowy programista zignorowałem go jednak – walidacja przepuściła mnie dalej, więc to pewnie nic poważnego i w razie czego wyprostuję to z mailowo z supportem 😉

Gdy dotarła do mnie faktura, to okazało się, że bez kontaktu z supportem się nie obędzie, gdyż nie zawierała ona mojego numeru NIP – była wystawiona po prostu na mnie jako osobę prywatną.

Poniżej możesz zobaczyć kopię korespondencji jaką wymieniłem z supportem JetBrains (pominąłem tylko część formułek grzecznościowych 🙂 ).

PP: Why there is no VAT ID on the invoice? I specified it (PL5030013642) during payment process. Could you regenerate this invoice with the VAT ID, please?

JB: According to VIES (VAT Information Exchange System [1]) the VAT ID PL5030013642 is not valid. If you require any additional details, please contact us.

PP: Thanks for your reply. The VAT ID is correct in Poland – please check NIP here. This is probably because I did not register the VAT ID as VAT UE. Can I receive invoice without registration or I first need to register my VAT ID in UE? Please advice.

JB: I am sorry but for us is crucial VAT EU registration and VIES. If your VAT ID number in according to VIES invalid, we cannot use it in your invoice and we have to charge you VAT.
Thank you for understanding.

PP: Understand, but when I register my VAT in UE I will receive future invoices with VAT ID automatically?

JB: After your VAT ID registration is valid, you can use it for your purchase and the invoice will be billed without VAT.

I wszystko jasne – warto było jednak wypełnić część C.3 formularza VAT-R 😉

Co się stało?

Szybki rzut oka na przepisy uświadomił mi, że czynny podatnik VAT (czyli m.in. moja skromna osoba) ma obowiązek zarejestrowania się przed dokonaniem pierwszej transakcji nie tylko związanej ze sprzedażą towarów do firm zarejestrowanych na terenie Unii Europejskiej, ale również z nabyciem towarów od firm z UE. Ponieważ firma JetBrains wywodzi się z Czech i tam jest zarejestrowana, to długie ramię sprawiedliwości mnie dopadło 🙂

Cykl artykułów "Zakładamy działalność gospodarczą"

Ten wpis jest częścią cyklu poświęconego formalnościom związanym z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Zapoznaj się ze wszystkimi krokami, a zostanie przedsiębiorcą nie będzie dla Ciebie problemem.

  1. Rejestracja działalności gospodarczej
    1. Wybór formy opodatkowania (uproszczony algorytm)
    2. Kody PKD dla (szerokiego) świata IT
    3. Firmowe konto bankowe
  2. Rejestracja płatnika podatku VAT
    1. Numer VAT UE jest bardziej potrzebny niż mi się wydawało
  3. Dlaczego warto zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatków?
  4. Wybór biura rachunkowego
  5. Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS

Zakładając działalności, warto również wiedzieć, że wydatki, które ponosimy jeszcze przed jej startem możemy rozliczyć podobnie to tych, które ponosimy już w trakcie jej prowadzenia.

Aktualizacja danych

Mawiają, że nie ma co płakać nad rozlanym mlekiem. Powstrzymałem więc łzy i 9 maja udałem się do US ze zaktualizowanym formularzem VAT-R. Od tego złożonego przy okazji rejestracji siebie jako płatnika VAT różnił się tylko tym, że miał wypełnioną sekcję C.3 INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH oraz zaznaczoną opcję 2. aktualizacja danych w punkcie 4. Cel złożenia zgłoszenia.

W sekcji C.3 do zrobienia były dwie rzeczy:

  • zaznaczenie pola 59. podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług oraz
  • wpisanie daty w polu 62. przewidywana data rozpoczęcia dokonywania czynności wymienionych w poz. 59, 60 lub 61 – wpisałem 10 maja.

Na moje pytanie kiedy mogę spodziewać się aktualizacji danych w systemie VIES przedstawiciel urzędu skarbowego odpowiedział, że powinno to potrwać około tygodnia. Postanowiłem to zweryfikować i codziennie sprawdzać status mojego numeru VAT UE w VIES. Okazało się, że jest on aktywny już 11 maja o godzinie 05:25:04 – około 36 godzin od momentu złożenia formularza VAT-R. Całkiem nieźle.

Dodatkowo 16 maja do moich drzwi zapukał listonosz przynosząc list polecony z urzędu skarbowego, którego odbiór musiałem potwierdzić. Na początku miałem delikatny strach w oczach, ponieważ zapomniałem, że potwierdzenie rejestracji VAT UE miało przyjść również pocztą tradycyjną 😉 Data rejestracji widniejąca na potwierdzeniu to 10 maja, czyli dokładnie ta, którą podałem na formularzu VAT-R.

Happy End

Tuż po zauważeniu, że mój numer VAT UE został już zarejestrowany i jest widoczny w VIES zalogowałem się na moje konto na stronie firmy JetBrains i zobaczyłem, że teraz jest już wszystko OK. Kwota następnej zaplanowanej opłaty została pomniejszona o wartość VAT, a faktura, którą otrzymałem 7 czerwca za kolejny miesiąc zawierała już mój numer VAT UE.

Nie wiem jakie są Twoje odczucia po przeczytaniu tego wpisu (chętnie dowiem się tego z komentarzy 🙂 ), ale dla mnie była to bardzo fajna lekcja, którą od razu chciałem się z Tobą podzielić – wpis zacząłem przygotowywać jeszcze zanim udałem się do US z aktualizacją danych 😉 Na szczęście obyło się bez ofiar i jakichś dużych strat finansowych, a wszystko udało się bardzo szybko rozwiązać.

Zachęcam również do dalszego obserwowania mojego bloga poprzez: polubienie fanpage na Facebooku, subskrypcję kanału RSS, zapisanie się do notyfikacji mailowych (formularz "Bądź na bieżąco" po prawej stronie) lub śledzenie mnie na Twitterze. Dzięki temu na pewno niczego nie pominiesz :)

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do dedykowanej grupy na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

1 000 000 zł

Milion złotych. Tak, milion złotych. Milion złotych to cel, który sobie postawiłem jakiś czas temu. Chcę zarobić milion złotych na tym blogu. Do tej pory udało mi się zarobić 664,06 zł, więc jak widzisz jeszcze mi trochę brakuje. Jeszcze nie wiem do końca jak, ale to zrobię. Na pewno nigdy nie będę pobierał żadnych opłat za dostęp do treści, bo tymi chcę się po prostu dzielić. Pierwszym krokiem niech będzie rozpropagowanie bloga wśród jak największej liczby osób. I tu mam prośbę do Ciebie: jeśli uważasz, ten artykuł za wartościowy, to udostępnij go proszę swoim znajomym. Przy lewej lub dolnej krawędzi ekranu znajdziesz przyciski, które Ci to ułatwią. Niezależnie od tego, czy prześlesz ten wpis dalej, czy nie, to ja i tak bardzo Ci dziękuję za doczytanie do tego miejsca! Do przeczytania niebawem.

Przypisy
  1. http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/vat_number/index_en.htm
Picture Credits