Od półtora roku posiadam ofertę kart MultiSport, z której mogą skorzystać członkowie grupy. Przez bardzo długi czas cały proces weryfikacji oraz rejestracji odbywał się całkowicie manualnie, co po dłuższym czasie, i napływie kolejnych osób, stało się bardzo uciążliwe. Pod koniec ubiegłego roku zrobiłem generalne porządki, postanowiłem cały proces nieco zautomatyzować i tym samym ułatwić sobie życie. Większą część zautomatyzowałem przy pomocy skryptów Google Apps Script (GAS), a w jednym miejscu wykorzystałem Zapier. No ale po kolei…

Krok 1: wypełnienie formularza

Proces rejestracji zaczyna się od wypełnienia dedykowanego formularza Google.

Podczas jego wysyłania uruchamiany jest przygotowany przeze mnie skrypt, który:

  1. porównuje wprowadzone informacje z danymi z CEIDG,
  2. zapisuje nowy rekord w arkuszu Google,
  3. a następnie wysyła emaila
    • z potwierdzeniem możliwości dołączenia do programu (krok 2.1),
    • albo z koniecznością dodatkowej weryfikacji (krok 2.2),
    • albo informującego o niespełnieniu warunków (krok 2.3).

Krok 2.1: email potwierdzający

Wiadomość email z potwierdzeniem możliwości dołączenia do programu zawiera URL zapraszający do Slacka. Tam, nowo zarejestrowany użytkownik otrzymuje wiadomość powitalną, wysyłaną z wykorzystaniem serwisu Zapier. Wiadomość zawiera m.in. hasło do podstrony ze szczegółowymi informacjami na temat samej rejestracji w programie.

W tym miejscu cały czas mam dwa manualne kroki:

  1. URL zapraszający do Slacka wygasa po 30 dniach. Potem trzeba generować nowy.
  2. Dla bezpieczeństwa, co 30 dni zmieniam również hasło do podstrony.

Obydwa kroki nie są bardzo czasochłonne i tymczasowo (a może i docelowo) ogarniam je dwoma cyklicznymi zadaniami w Todoiscie. Po kilku iteracjach udało się doprecyzować instrukcje na tyle, że w sumie zabierają mi 5 minut miesięcznie.

Krok 2.2: email z dodatkową weryfikacją

W przypadku niejasności nie odrzucam automatycznie osoby wypełniającej formularz. Zamiast tego wpada ona do wspomnianego arkusza Google z adnotacją „do przejrzenia”.

Przejrzenie to krok manualny. Na szczęście sprowadza się zazwyczaj do otwarcia i sprawdzenia wpisu w CEIDG w celu weryfikacji nieścisłości.

Po wyjaśnieniu sprawy, zaznaczam dany rekord w arkuszu jako „ok” lub „nie ok”, a cyklicznie wykonywany skrypt GAS wysyła emaila z kroku 2.1 lub 2.3.

Tego typu dodatkowych weryfikacji nie mam zbyt wiele. Za każdym razem staram się też sprawdzić, czy moje skrypty nie mogłyby sobie poradzić z podobnym przypadkiem w przyszłości. Jeżeli tak, to je usprawniam.

Co dzięki temu otrzymuję?

Cała procedura może wydawać się nieco zagmatwana i nadmiarowa. Niemniej jednak powstała na bazie kilkunastomiesięcznych doświadczeń. Taki podział gwarantuje mi, że:

  1. mam zweryfikowanego każdego chętnego zanim cały proces pójdzie za daleko,
  2. do Slacka docierają tylko osoby faktycznie uprawnione do dołączenia,
  3. Slack staje się centralnym źródłem komunikacji ze wszystkimi uczestnikami programu,
  4. zanim dojdzie do faktycznej rejestracji w programie, mam komplet potrzebnych mi danych.

Dodatkowe (pół)automaty

Oprócz zautomatyzowania procesu rejestracji udało mi się namówić skrypty GAS do pomocy przy dostarczaniu kart fizycznych.

Powiadomienia o statusie przesyłki

Do rozsyłania kart fizycznych korzystam z usług Poczty Polskiej. Elektroniczny Nadawca umożliwia przygotowanie wszystkich przesyłek poleconych wcześniej. Po nadaniu listów mogę poprać plik CSV z danymi na temat przesyłek. Komplet danych wgrywam do dedykowanego arkusza.

Dalej do gry wkracza skrypt GAS, który łączy się z web servicem Poczty Polskiej, sprawdza aktualny status przesyłki i dopóki ta nie zostanie dostarczona, raz dziennie powiadamia mailowo adresata o zmierzającym do niego liście.

Powiadomienia o nieodebranych kartach

W odrębnym arkuszu trzymam listę kart, których odbiór nie został ze mną uregulowany.

Właściciel konta MultiSport, pod które podpięte są nieodebrane karty otrzymuje codzienne przypomnienie o ich zaleganiu.

Po pewnym czasie, w przypadku długotrwałego nieodebrania kart, konto w serwisie Benefit Systems jest przeze mnie blokowane.

Wasze pomysły na usprawnienia

Sam mam kilka pomysłów do zaimplementowania, żeby jeszcze bardziej usprawnić, uszczelnić i jak najbardziej zautomatyzować cały proces.

Gdybyś jednak Ty, po przeczytaniu powyższego wpisu, miał(a) pomysł lub gotowe rozwiązanie na polepszenie któregoś kroku, to śmiało pisz w komentarzu poniżej.

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

  • PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
  • PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
  • PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits