Zgodnie z obietnicą kontynuujemy, rozpoczęty tydzień temu, temat kontroli z urzędu skarbowego. Po raz drugi oddaję klawiaturę w ręce Patrycji.


Najczęstsze powody wezwań do czynności sprawdzających

Na początku prowadzenia działalności, zwłaszcza kiedy prowadzimy księgowość samodzielnie, mogą pojawić się niedociągnięcia. Warto zawczasu dowiedzieć się w jakich sytuacjach możemy być poddani czynnościom sprawdzającym.

Braki lub błędy w deklaracjach podatkowych

W deklaracjach VAT, PIT, czy CIT możemy popełnić prosty błąd rachunkowy lub tzw. „literówkę”. Jesteśmy wzywani do jego poprawy i wystarczy wtedy złożyć korektę danej deklaracji. Sprawa się zamyka. Czasami, gdy brakuje jakiejś informacji, jesteśmy proszeni o jej uzupełnienie. Zdarzają się i zapominalscy, którzy w ogóle nie złożyli deklaracji podatkowej. Oni również wezwani będą do złożenia brakujących dokumentów i wyjaśnienia sytuacji. Złośliwy urzędnik może naliczyć grzywnę w wysokości od 250 zł w górę. Wszystko zależy od sytuacji i wagi popełnionego czynu. Zgodnie z prawem urząd skarbowy może sam dokonać korekty danej deklaracji, jeśli w wyniku naniesionych poprawek zmiana nie przekracza 5000 zł. W większości przypadków jednak urzędnicy sami tego nie robią wzywając w tym celu wystraszonego przedsiębiorcę.

Okazanie ksiąg i dowodów księgowych w formie JPK

W przypadku różnic pomiędzy złożonymi deklaracjami, a informacjami jakie posiada urząd skarbowy o danej działalności, możemy być poproszeni o księgi podatkowe w formie JPK. Urzędnik wczytuje taki plik do swojego programu i ma pełen obraz zaksięgowanych dokumentów wraz z danymi kontrahentów, z którymi współpracujemy. Na tej podstawie w szybki sposób możemy mieć sprawdzoną prawidłowość prowadzonych rozliczeń względem fiskusa.

Okazanie dokumentów potwierdzających zasadność wykorzystanych ulg podatkowych

Wielu z nas korzysta z ulg i odliczeń podatkowych takich jak darowizny, internet, ulga prorodzinna, IKZE, rehabilitacja, leki, ulga budowlana. Możemy zostać poproszeni o stosowne dokumenty, które potwierdzają prawo do skorzystania z wybranej ulgi. Pamiętajmy, aby ich nie wyrzucać zaraz po wysłaniu rozliczenia. Dokumenty musimy przechowywać 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie.

Ty zajmiesz się rozwojem swojej firmy.
Ja zadbam o Twoją księgowość.

Patrycja

Patrycja Łuczycka swoją księgową karierę rozpoczęła w 2011 roku. Specjalizuje się w prowadzeniu księgowości jednoosobowych działalności gospodarczych, spółek handlowych oraz cywilnych.

Współpracuje online z firmami z całej Polski, natomiast na terenie Krakowa oraz Mielca można ją spotkać osobiście.

Rejestracja do VAT

US ma obowiązek przeprowadzić czynności sprawdzające mające na celu potwierdzenie czy adres działalności gospodarczej istnieje i nie jest to firma-słup. W przypadku branży IT cały szereg działalności rejestrowanych jest w wirtualnych biurach. Urzędy skarbowe podchodzą jednak podejrzliwie gdy np. rejestrujesz działalność programistyczną, a przy okazji chcesz sprzedawać sprzęt komputerowy. Wszystko pod wirtualnym adresem. Na pewno zostaniesz wezwany do złożenia wyjaśnień. Jednak sama działalność programistyczna, nie budzi podejrzeń. Niedopuszczalne jest, aby działalność produkcyjna lub handlowa zarejestrowana była w wirtualnym biurze. Możemy się spodziewać odmowy rejestracji do VAT.

Jak się przygotować na taką wizytę?

Na wizytę urzędników nie musimy się specjalnie przygotowywać. Wystarczy mieć przy sobie kopię dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu (np. akt własności, umowa najmu, umowa użyczenia) jaki złożyliśmy podczas rejestracji do VAT. Będziemy pytani o formę prowadzenia działalności, częstotliwość wizyt klientów w danym miejscu, czy adres korespondencyjny, na który US będzie przesyłał korespondencję.

Co się stanie gdy nie będzie mnie w danym miejscu?

Ważne, żeby była tam osoba, która może potwierdzić, że w tym miejscu znajduje się Twoja działalność. Jeśli zarejestrował[a|e]ś działalność w swoim mieszkaniu i akurat Cię nie było, otrzymasz telefon z urzędu skarbowego z prośbą o potwierdzenie adresu. Czasami urzędnicy załatwią wszystko przez telefon, a czasami przychodzą drugi raz, aby sprawdzić mieszkanie.

Zwroty VAT

Zwroty VAT, o które występujemy w wyniku zgromadzenia większej ilości VAT-u naliczonego nad należnym są jedną z częstszych przyczyn czynności sprawdzających. Nadwyżka występuje wtedy, gdy mamy więcej kosztów niż przychodów, nasze przychody opodatkowane są stawką 0% lub NP lub ponieśliśmy koszty w związku z rozwojem działalności, a nie uzyskaliśmy jeszcze przychodów.

Dokumenty, o które możemy być poproszeni w przypadku czynności sprawdzających o zwrot VAT:

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupu,
  • deklaracje VAT wraz z potwierdzeniem wysłania,
  • oryginalne faktury – często jesteśmy proszeni o wybrane faktury, nie zawsze będzie konieczność dostarczenia wszystkich dokumentów,
  • dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu, w którym prowadzona jest działalność,
  • wybrane umowy z kontrahentami – zazwyczaj wybierani są kontrahenci, z którymi współpracujemy najczęściej lub na największe kwoty.

Kontrole krzyżowe

Może się tak zdarzyć, że kontrahenci, z którymi współpracujemy zwracają się o zwrot VAT lub przechodzą bardziej skomplikowaną kontrolę podatkową. Jako działalność współpracująca z takim przedsiębiorcą, możemy być poproszeni o dokumenty, faktury i umowy jakie mamy z nim zawarte. Urząd skarbowy chce w ten sposób sprawdzić czy nie jesteśmy zaangażowani jako słupek karuzeli podatkowej. Zazwyczaj takie czynności mają charakter sprawdzenia, a nie całej kontroli. Oczywiście jeżeli będą istniały przesłanki do podejrzenia o przestępstwo skarbowe, czynności sprawdzające zamienią się w inny proces.

Podsumowanie

Jak widać, wszystkie powyższe czynności nie są skomplikowaną procedurą. Ważne, aby mieć świadomość jakie dokumenty zostały złożone do urzędu skarbowego i czy pokrywają się z prowadzonym rozliczeniem podatkowym. W przypadku czynności sprawdzających przedstawiciele urzędu skarbowego coraz częściej proszą o wysłanie dokumentów na adres mailowy lub zgrywają pliki na pendrive’a. Zaznaczają również z jakiego programu księgowego korzystano przy sporządzeniu wyniku podatkowego. Nie ma konieczności wizyty urzędnika w siedzibie działalności. Wymiana dokumentów odbywa się mailowo, a uzgodnienia telefonicznie.


BONUS! Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?

Mam nadzieję, że ten oraz poprzedni wpis nieco odczarowały mityczne „kontrole z urzędu skarbowego”. Jako osoba, która nie doświadczyła jeszcze żadnego sprawdzenia ze strony urzędu skarbowego, muszę przyznać, że dowiedziałem się tutaj bardzo dużo i widzę, że w dużej mierze nie ma się czego bać, a na pewno nie ma co panikować.

Jako bonus do obydwu artykułów Patrycja przygotowała dokument podpowiadający jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi? Żeby go otrzymać wystarczy zapisać się na listę mailingową wybierając odpowiedni prezent. Formularz rejestracyjny znajduje się nieco niżej.

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:




Uwaga! Jeżeli w ciągu 24-godzin od zapisania się na listę mailingową nie otrzymasz wybranego przez siebie prezentu to skontaktuj się ze mną.

Zgoda? Zapisując się do newslettera wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci starannie wyselekcjonowanych informacji marketingowych. Powyższe dane są przechowywane w systemie MailChimp i nie są udostępniane nikomu więcej.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits
Tribute to Patrons