Od czasu do czasu zdarza mi się dogadywać i podpisywać umowy zupełnie zdalnie (np. te związane ze współpracą reklamową na blogu). Wygląda to tak, że z wstępne ustalenia dogadujemy mailowo, żeby był po nich ślad, następnie spisujemy całość i generujemy z tego plik PDF. W kolejnym kroku każda ze stron drukuje ten plik, podpisuje własnoręcznie, skanuje i przesyła drugiej stronie.
Sposób nieco upierdliwy (szczególnie gdy zamiast skanera polega się na aparacie ze smartfona) ale jak najbardziej akceptowalny. Taka forma podpisania umowy nazywa się formą dokumentową, a tego typu dokument faksymilem. Nie równa się ona formie pisemnej, nie wspominając o notarialnej, ale w części przypadków jest wystarczająca.
Za którymś razem, kiedy dogadywałem podobny przypadek, osoba z którą uzgadniałem szczegóły zaproponowała mi podpisanie umowy w formie elektronicznej odsyłając do podpisywarki profilem zaufanym.
Kiedy pierwszy raz to zobaczyłem, pomyślałem: „Wow! Nareszcie mamy bezpłatną opcję elektronicznego podpisywania dokumentów”. Bezpłatną, bo od długiego czasu istnieje coś takiego jak podpis kwalifikowany, za który trzeba płacić i z tego co wiem nie jest to opłata jednorazowa.
Mój entuzjazm ostudziły nieco dodatkowe informacje, które później doczytałem. Okazało się bowiem, że podpisanie umowy (czy dowolnego innego dokumentu) przy pomocy profilu zaufanego jest traktowane również jako forma dokumentowa. Dla porównania użycie podpisu kwalifikowanego jest równoważne z własnoręcznym podpisem na papierze.
No trudno. Perfekcyjnie nie jest, ale jak mówi stare szwedzkie przysłowie: „nie musi być perfekcyjnie, żeby było idealnie” 🙂 W moim przypadku było wystarczająco dobrze, bo nie trzeba było żonglować drukarką i aparatem smartfona. Co fajniejsze, już podpisany dokument można podpisać profilem zaufanym innej osoby i jeszcze kolejnej…
Polecam rzucić okiem i przetestować jeżeli będziesz miał(a) okazję.
PS. Celem niniejszego wpisu było pokazanie Ci, że takie narzędzie istnieje i są firmy, które same proponują skorzystanie z niego. Nie miałem tutaj zamiaru wchodzić w buty radców prawnych, czy innych osób znających się znacznie lepiej na formach czynności prawnej w Polsce. Jeżeli nie wiesz jaka w danym przypadku umowa jest wymagana, to nie do mnie z tym tematem 🙂
PPS. Przekazuję Ci tę informację, bo mi jakoś umknęła, a jak się okazało, nie jest to nowość sprzed kilku dni.
PPPS. To nie jest szwedzkie przysłowie. Ale prawie…
30 października 2020 at 08:45
Jedna uwaga paranoika: poufna umowa, którą podpisujesz, może być podejrzana przez administratora serwisu podpisującego. Może być też przechowywana i wyciec w dowolnym momencie.
30 października 2020 at 09:57
Jeżeli masz umowę poufną, to wierzę, że dołożysz wszelkich starań i wyślesz ją kurierem lub pocztą. Piotr opisuje przykłady, które nie traktujemy jako poufne i dla wygody możemy sobie pozwolić na wymianę przez media elektroniczne. Uważam osobiście, że to jest znacznie bezpieczniejsze niż wymiana umowy przez mail, który ma wiele więcej podatności.
30 października 2020 at 10:08
Na pytanie czy można udostępnić umowę stronie trzeciej każdy musi odpowiedzieć sobie sam. Celem mojego komentarza było pokazanie, że taki problem istnieje (że pozwolę sobie skorzystać z gotowca).
Bezpieczeństwo komunikacji to temat na długą rozmowę. Najlepiej przy piwie. Może być online 😉
P.S. Przepraszam, ale muszę prosić o wyjaśnienie ostatniego zdania, bo chyba został użyty jakiś skrót myślowy, którego zupełnie nie rozumiem. „[…] że to jest […]”, to czyli co?
30 października 2020 at 10:20
Masz rację, temat bezpieczeństwa komunikacji to temat rzeka i można wiele piw upłynąć przy rozważaniach.
przez to rozumiem takie zagrożenia jak:
– przejęcie skrzynki
– automatyczne skanowanie poczty w „bezpłatnych” serwisach
– wyciek/kradzież „pestki”, czyli pliku pst dla programu Outlook
– inne programy, które mogę przekazywać kopię wiadomości do atakującego
Zapewne są jeszcze inne, o których nie mam jeszcze pojęcia. Wypisałem te, o których czytałem i uważam za prawdopodobne.
30 października 2020 at 10:21
Nie! nie!
Piszesz „to jest znacznie bezpieczniejsze niż wymiana umowy przez mail”. Co jest bezpieczniejsze?
30 października 2020 at 10:28
podpisanie umowy w serwisie typu GOV
30 października 2020 at 16:39
Panowie, cóż za piękna merytoryczna dyskusja 🙂 Dzięki!
Bartek, masz słuszność, że z poufnością trzeba uważać. Chociaż z drugiej strony maile też leżą gdzieś na czyichś serwerach, a Google cały czas skanuje zawartość GMaila, prawda? Czy już nie skanuje?
I tak jak napisał Kamil, mnie tu bardziej chodziło o prostsze przypadki, w których nie ma ryzyka, że nawet jak coś wycieknie, to stanie się dramat. Skanu dowodu raczej bym nie podpisywał 😉
Ogólnie rzecz biorąc, w kręgach cybersecurity często się powtarza, że Internet nie jest bezpieczny, bo też nie był projektowany pod takim kątem. Nikt nie myślał, że to się aż tak rozejdzie. A tak w ogóle, to osobą „kreatywnym” wystarczą szczątkowo informacje i też dadzą radę coś wyłudzić. Przykłady:
– http://pns.im/orange
– http://pns.im/orange-2