O napisaniu dzisiejszego wpisu myślałem od bardzo, bardzo, bardzo dawna. Znalazł się on na liście tematów „inicjalnych”, które miały rozkręcić blog w początkowej fazie jego istnienia. Nie spodziewałem się jednak, że pomysłów na wpisy pojawi się znacznie więcej niż dostępnego czasu. Tym sposobem wpis pojawia się prawie po dwóch latach istnienia bloga.

„Lepiej późno, niż wcale” jak mawiają 🙂 Ja mogę powiedzieć, że półtora roku „leżakowania” wyszło temu tematowi tylko na dobre 🙂 Zdążył bowiem dojrzeć, a ja osobiście przetestowałem na sobie rozliczenie różnego rodzaju wydatków firmowych. Można więc powiedzieć, że stał się bardziej „praktyczny”.

Zanim przejdę do wymieniania różnorakich kosztów uzyskania przychodu proponuję Ci przyswoić nieco teorii 😉 Zaczynajmy!

Co to takiego jest koszt uzyskania przychodu?

Kosztem uzyskania przychodu nazywamy wydatek poniesiony w celu uzyskania lub utrzymania źródła przychodu. Inaczej mówiąc: jest to takie wydanie pieniędzy, którego zamierzeniem jest zwiększenie lub utrzymanie przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Co się z takimi kosztami robi?

Rozlicza 🙂 Bierzesz swój przychód z danego miesiąca i odliczasz od niego poniesione koszty. W ten sposób otrzymujesz dochód, który jest podstawą opodatkowania podatkiem… dochodowym. Musisz tylko pamiętać, że z rozliczenia KUP możesz skorzystać tylko kiedy rozliczasz się skalą podatkową lub podatkiem liniowym. Ryczałt odpada.

Co nie może być kosztem uzyskania przychodu?

Ustawy o podatkach dochodowych zawierają zamkniętą listę wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Wykluczone wydatki zawiera:

Absencji na wspomnianej liście nie kwalifikuje wydatku jako KUP automatycznie – nie może on mieć przede wszystkim charakteru prywatnego. Przykład: próba rozliczenia nowiutkiego ekspresu do kawy [kontr-źródło] kupionego kiedy pracujesz z domu na 99% zostanie uznane za wydatek o charakterze prywatnym, bo jak udowodnisz, że Twój partner i połowa rodziny nie korzysta z niego częściej niż Ty w godzinach pracy? 🙂 Ale już zakup tego samego ekspresu jako wyposażenia biura, które wynajmujesz, może jak najbardziej być uznany za KUP. Pamiętaj, że to na Tobie spoczywa obowiązek udowodnienia urzędnikom skarbowym, że poniesiony wydatek miał na celu zwiększenie lub utrzymanie przychodów Twojej firmy.

Koszty uzyskania przychodu programisty

Przejdźmy teraz do konkretów, czyli do omówienia wydatków, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu programisty.

Sprzęt elektroniczny

Bez cienia wątpliwości najważniejszym elementem układanki jest zestaw narzędzi, którym programista będzie wykonywał swoją działalność. Laptop lub komputer stacjonarny to minimum, które nie wymaga tłumaczenia. Żadnego problemu nie powinny też sprawić urządzenia peryferyjne jak monitor (lub kilka monitorów), klawiatura, myszka (podkładka pod myszkę), drukarka, skaner, kamera internetowa i słuchawki z mikrofonem do rozmów online. Same słuchawki, czy głośniki też nie powinny podlegać podważaniu. Do połączenie tego wszystkiego potrzebować będziemy kabli (HDMI, DVI, itp) oraz listew zasilających.

Kiedy zorientujesz się, że Chrome zjada 8 GB RAM-u Twojego laptopa i postanowisz dokupić dodatkową kość, to również nie będziesz mieć problemu z jej rozliczeniem. To samo z nowym dyskiem twardym, czy dowolnym innym bebechem 🙂 Jeżeli planujesz robić regularne kopie zapasowe efektów swojej pracy, to może pomyśl o zakupie i rozliczeniu dysku sieciowego? W ogólności praktycznie dowolny element sprzętu komputerowego można podciągnąć pod koszt uzyskania przychodu programisty.

Tak naprawdę, w czasach IoT i programowania wszystkiego, jest duża szansa, że uda Ci się uzasadnić zakup dowolnego sprzętu, który możesz samodzielnie zaprogramować. Chociaż sam tego (jeszcze) nie sprawdzałem 😉 Kupno smartfona, czy tabletu przez programistę chyba nie dziwi już żadnego urzędnika. Oprócz programowania aplikacji mobilnych mogą służyć choćby do testowania responsywności stron internetowych. Nie zapominajmy też o starożytnej funkcji telefonu – dzwonieniu 🙂 Ten nieco zakurzony wynalazek nadal bardzo przydaje się w kontaktach biznesowych. I właśnie z tego względu zakup smartfona w dowolnej branży, nie tylko programistycznej, nie powinien nikogo dziwić.

Jeśli już jesteśmy przy telefonach, to również akcesoria z nimi związane nie powinny sprawiać kłopotów podczas rozliczania. Tak więc: futerały, kable, przejściówki, karty pamięci – śmiało! Inaczej rzecz ma się z rachunkami za telefon. Żeby być pewnym, że żaden urzędnik ich nie podważy najlepiej mieć umowę abonamentową podpisaną na firmę. Prepaid, czy prywatny abonament u jednego urzędnika przejdzie, a u innego będzie uznany za wydatek o charakterze prywatnym [źródło].

Chyba czujesz już o co chodzi w temacie sprzętu. Nie będę tu wymieniał wszystkiego co możesz rozliczyć, bo tego może być naprawdę dużo. Na koniec dodam tylko, że zakup telewizora, czy radia przez programistę musi być dobrze umotywowany, bo inaczej zostanie potraktowany jako wydatek o charakterze prywatnym. Chociaż nawet jeśli udowodnisz, że będziesz tworzyć aplikacje na Android TV, to prowadząc działalność w domu, może wydawać się to podejrzane 😉 Tobie również by się wydawało, prawda? 🙂 Tu wszystko będzie zależało od indywidualnej sytuacji i podejścia urzędnika.

Oprogramowanie

Rozliczyliśmy już sprzęt. Na samym hardwarze jednak nie pojedziemy 😉 Czas na software.

Licencje

Rozliczenie licencji na oprogramowanie (nie mylić z licencją na zabijanie 😉 ), które używane jest na szeroką skalę, przejdzie praktycznie w każdej branży, w której używa się komputerów. Żadnego urzędnika nie powinien więc zdziwić system operacyjny, czy pakiet biurowy (np. Office 365). Z kolei charakter działalności implikuje zakup i możliwość rozliczenia specjalistycznego oprogramowania. Programista nie powinien mieć problemu z rozliczeniem swojego IDE (ja na przykład rozliczam zakup IntelliJ IDEA), czy dowolnego innego oprogramowania, za które zapłacił i które pomaga mu w osiąganiu przychodu.

Co ciekawe rozliczyć można nie tylko koszt samych licencji, ale też usługi z nimi powiązane. A więc jeżeli wraz z licencją zapłacił[a|e]ś za instalację, konfigurację, migrację danych, czy wsparcie techniczne, to wszystkie te usługi również możesz potraktować jako koszty uzyskania przychodu.

Chmury

Chyba śmiało mogę wysunąć tezę, że od kilku lat mamy globalny trend na przenoszenie wszystkiego w chmury i korzystania z usług typu PaaS. Wykorzystywanie narzędzi typu Google Drive, OneDrive, czy Dropbox do przechowywania plików staje się coraz bardziej powszechne. Firmy przenoszą się do chmur AWS, Azure, Oktawave, e24cloud i innych, płacą za nie i… wrzucają je w koszty. I Ty też możesz 🙂

Jako programista możesz również rozliczać wydatki na jeszcze bardziej specyficzne usługi jak GitHub, Bitbucket, Travis CI, CircleCI, czy inna dowolną, z której korzystasz. Nie jestem w stanie wymienić ich wszystkich. Ty zresztą też nie 😛

Konta developerskie

Dostęp do kont developerskich, np. Apple Developer Program [źródło] również podlega rozliczeniu.

Biuro

Mamy już czym tworzyć oprogramowanie. Teraz przydałoby się miejsce, gdzie można by to robić 🙂

Miejsce

Ilość wydatków, które można uwzględniać w kosztach uzależniona jest od charakteru miejsca, w którym pracujemy. Wynajem biura sam generuje dodatkowe wydatki, ale daje również znacznie większe możliwości niż praca z domu/mieszkania.

Wynajem biura lub miejsca w coworkingu

Wynajem biura pociąga za sobą powstanie kilku dodatkowych należności do uregulowania. Czynsz, opłaty za prąd, wodę, gaz, ogrzewanie, klimatyzację, internet, telefon i wszystkie im podobne rachunki związane z wynajętym biurem wrzucaj w koszty bez mrugnięcia okiem 😉

Środki do utrzymania czystości biura (detergenty, ściereczki itp.) oraz utrzymania czystości siebie w biurze (mydło, ręczniki itp.) również powinny zostać zaakceptowane jako koszt Twojej firmy. Podobnie koszt sprzątania biura, jeżeli to komuś zlecisz. Zakup mopa, czy odkurzacza również nie powinien być dla nikogo zaskoczeniem.

Swego czasu zastanawialiśmy się ze znajomym, czy zakup odkurzacza automatycznego (iRobot Roomba) przeszedł by przez KUP 😉 W końcu nie jest on tylko narzędziem, ale i „wykonawcą”. Gdyby dołożyć do tego zakup odpowiedniej książki, to może udałoby się przekonać urząd skarbowy 😀

Praca z własnego domu (lub mieszkania)

Rozliczenie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej we własnym domu to zupełnie inna historia. W takim przypadku należy spisać stosowne oświadczenie o przekazaniu części mieszkania na cele firmowe. Następnie od tej określonej części możemy proporcjonalnie rozliczać koszty związane z utrzymaniem mieszkania. Trzeba jednak podchodzić do tego z rozsądkiem, bo w takim przypadku wiele z nich może zostać uznanych, zupełnie słusznie, za wydatki o charakterze prywatnym. Z tego samego powodu nie rozliczymy tu środków utrzymania czystości, mopa, czy odkurzacza. Generalnie to jest temat na zupełnie odrębny artykuł i nie będę go podejmował w tym miejscu.

AKTUALIZACJA z 22.06.2021 roku: ifirma.pl na swoim blogu przytoczyła ciekawą zmianę interpretacji indywidualnej, z której wynika, że do odliczenia kosztów prowadzenia działalności w mieszkaniu nie trzeba formalnie wydzielać odrębnego pomieszczenie.

Wyposażenie

O ile kwestia rozliczania opłat eksploatacyjnych jest ściśle związana z tym czy pracujemy w wynajętym biurze, czy w domu, o tyle wydatki na wyposażenie miejsca pracy będą znacznie bardziej zbliżone.

Niepodważalny powinien być zakup mebli (biurko, fotel biurowy, ochraniacz podłogi, regał, szafa itp.), drobnego sprzętu (uchwyt do monitorów, lampka, tablica, markery, papier itp.), elementów dekoracyjnych (dywan, firany), czy „usprawniaczy” (żaluzje, rolety, wiatrak, dodatkowa klimatyzacja itp.). Również remont pomieszczenia (wymiana drzwi/okien, malowanie itp.), w którym pracujemy nie powinien sprawić kłopotu przy rozliczeniu.

Z kolei czajnik, sztućce, czy zastawę stołową rozliczysz tylko posiadając wynajęte biuro, a zakupu kawy lub herbaty w ogóle nie rozliczysz o ile nie posiadasz pracowników.

Transport

Mamy już gdzie pracować. Teraz warto byłoby do tego miejsca pracy dojechać, a jeśli postanowiliśmy pracować z domu, to dojechać do siedziby klienta, na spotkanie biznesowe, czy też konferencję lub inne spotkanie branżowe.

Samochód

Podstawową formą transportu, która zapewne przyszła Ci do głowy jest samochód. I masz absolutną rację 🙂 O dwóch możliwych drogach rozliczania samochodu w firmie pisałem już wcześniej, dlatego po szczegóły odsyłam Cię właśnie do tego artykułu. Tutaj wspomnę jedynie, że wśród wydatków „samochodowych”, które możesz rozliczyć są m.in: paliwo, płyny i elementy eksploatacyjne (płyn do spryskiwaczy, olej silnikowy, żarówki, wycieraczki itp), ubezpieczenia OC/NNW/AC, okresowe badania techniczne, części i naprawy, konserwacja klimatyzacji, opłaty za autostrady i inne płatne drogi.

To wszystko możesz wrzucić w koszty niezależnie od tego, czy wynajmujesz biuro, czy nie. Z kolei z garażem lub opłatą parkingową warto uważać, bo ich rozliczenie może zostać potraktowane jako prywatny wydatek, jeżeli tylko nie są związane z wynajęciem biura.

Jeśli zdecydujesz się wziąć samochód w leasing na firmę, to spokojnie możesz rozliczać ratę leasingową. Podobno jest to korzystna opcja, ale sam nie sprawdzałem – słyszałem tylko miejskie legendy 🙂

Ostatnim, ale za to jednym z najbardziej ciekawych „kosztów” jest amortyzacja samochodu. „Koszt, który nie jest wydatkiem”, jest głównym powodem opłacalności włączenia samochodu do środków trwałych firmy.

Inne

Mniej typowymi rodzajami transportu, które również możesz rozliczać, a które już tak szybko do głowy nie przychodzą są: motor, motorower, skuter, czy nawet… rower 🙂 Tak, możesz kupić sobie rower na firmę 🙂 Co ciekawe, jeśli dobrze to umotywujesz, możesz jednocześnie mieć zarówno samochód jak i rower firmowy. Na przykład: mieszkasz w dużym mieście, w którym najwygodniej jest Ci poruszać się rowerem (choćby do biura), ale do klientów spoza miasta bardziej pasują Ci dojazdy samochodem. Obydwa środki transportu pomagają Ci w uzyskaniu przychodu. Czy to nie wystarczające uzasadnienie? Moim zdaniem tak. Spróbujesz? 🙂

Rozliczeniom podlega także komunikacja „płatna” tj. komunikacja miejska, dalekobieżna autobusowa, kolejowa, taksówki oraz inne usługi przewozowe (np. Uber) o ile tylko podróż ma charakter służbowy i jesteśmy w stanie ją udokumentować (mamy fakturę, paragon lub bilet). Bilety jednorazowe przejdą bez problemu, jednak okresowe trzeba rozliczyć „procentowo” w zależności od stopnia przeznaczenia na użytek firmowy.

Podróże służbowe są również dobrym powodem zakupu mobilnego internetu oraz sprzętu (mobilnego routera) do korzystania z niego. O ile internetu domowego w stu procentach nie rozliczymy na firmę, o tyle ze służbowym-mobilnym nie powinno być kłopotu.

Podróże

Jak już jesteśmy przy przemieszczaniu się, to warto mieć na uwadze, że podróż służbowa może trwać dłużej niż jeden dzień. W takim przypadku nikogo nie zdziwi konieczność skorzystania z noclegu i jego rozliczenia.

Z podróżami służbowymi, już od pierwszego dnia, wiąże się również możliwość rozliczania diety za każdy dzień wyjazdu, czyli czegoś co może Ci się kojarzyć bardziej z wysyłaniem pracownika „w delegacje”. Przedsiębiorca też może! Rozliczenie diety to jednak temat na oddzielny artykuł, który mam w planach napisać i który tu później podlinkuję.

Promocja i reklama

Jak już się zaopatrzyliśmy w sprzęt, okopaliśmy i trochę pojeździliśmy, to może w końcu warto zacząć zarabiać albo przynajmniej zacząć się reklamować 😉 Wiadomo, że reklama jest dźwignią handlu, a więc jasne jest również, że wydatki na nią przybliżają przedsiębiorcę do uzyskania przychodu. Wpisuje się w to m.in.: stworzenie strony-wizytówki swojej firmy (zakup domeny internetowej, hostingu WWW, layoutu strony, czy certyfikatu SSL), reklama w internecie (np. Facebook Ads, Google AdSense) i mediach „tradycyjnych” (prasa, telewizja), stworzenie logotypu, wydatki na PR, wizytówki i drobne upominki z logo firmy, a także wydatki na targi i spotkania branżowe. Odzież, która jest obrandowana logotypem działalności, również zalicza się do wydatków marketingowych. I to jest najprostszy sposób aby programista zaoszczędził na zakupie T-shirtów 😉

Dokształcanie się

Dobrze poprowadzone działania marketingowe przyniosły nam kolejkę klientów. Pora nauczyć się swojego fachu, żeby sprostać ich oczekiwaniom 🙂

Szkolenia, kursy, konferencje, studia

Szkolenia i kursy specjalistyczne (również te z Udemy) oraz płatne konferencje branżowe – jeżeli tylko nawiązują do wykonywanej działalności, to nie powinny stanowić problemów rozliczeniowych. Studia bywają podważane jeżeli zostały rozpoczęte przed startem działalności gospodarczej i lepiej widziane są podyplomowe, jako te typowo „dokształcające”, ale reguły nie ma. Rozliczenie kursów językowych również nie powinno być kłopotliwe, pod warunkiem, że masz jak udowodnić, że z danego języka na bieżąco korzystasz. Nie można uczyć się języków „na zapas” – rozliczenie języka chińskiego nie będzie mile widziane, tylko dlatego, że planujesz mieć klientów w Chinach.

Opłaty członkowskie w organizacjach profesjonalnych/certyfikujących (np. ISACA lub ISC^2) również nie powinny stanowić problemu. [źródło]

Książki i czasopisma specjalistyczne

Uczyć można się także ze specjalistycznych książek, czy czasopism. Ważne, żeby faktycznie wiązały się z zakresem wykonywanej działalności.

Coraz większa powszechność ebooków i audiobooków sprawia, że nikogo nie powinno zdziwić rozliczenie sprzętu do ich odtwarzania, jak np. Kindle [źródło].

(Współ)pracownicy

Kiedy już się odpowiednio wykształcisz i wypromujesz, a sława Twojego imienia będzie Cię wyprzedzać, może się okazać, że część zlecanych Ci projektów będziesz musiał(a) oddelegować. Inaczej mówiąc: nadejdzie czas na zatrudnienie pracownika.

Pracownicy, niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa o dzieło oraz umowa zlecenie), są kopalnią nowych kosztów uzyskania przychodu. Oprócz możliwości rozliczenia dodatkowych ilości sprzętu (przecież nie będziecie pracować na jednym komputerze) dochodzi możliwość rozliczania kosztów związanych z cateringiem (kawa, herbata, zimne napoje, przekąski, kanapki itp.), czy też wydatków poniesionych na imprezy integracyjne. Samo wynagrodzenie pracownika jak i powiązane z nim opłacanie składek ZUS również zaliczamy do KUP.

Składki ZUS, ubezpieczenia, kredyty, rachunki bankowe i opłaty skarbowe

W różnych momentach prowadzenia działalności możesz wpaść na pomysł założenia firmowego konta bankowego. Niestety z tego typu rachunki często wiążą się różnego rodzaju opłaty. Jednak nie ma tego złego, bo wszystkie opłaty związane z kontem firmowym możesz potraktować i rozliczyć jako koszt firmowy.

Mądrze zaciągnięty kredyt na firmę może pomóc Ci w jej rozwoju. Nie polecam podejmować tej decyzji pochopnie, ale gdyby zaszła taka konieczność, to plusem dla Ciebie jest możliwość rozliczenia odsetek.

Kiedy zaczniesz obawiać się utraty nagromadzonego sprzętu firmowego, dewastacji biura, czy własnego kąta w mieszkaniu, to może warto pomyśleć o ubezpieczeniu od kradzieży lub wypadków losowych. Wszelkie ubezpieczenia mające związek z Twoją firmą możesz spokojnie rozliczyć.

Gdyby całkowicie przypadkiem, do którejś z powyższych czynności (lub dowolnej innej) było Ci potrzebne zaświadczenie (lub zwolnienie), za które musisz uiścić opłatę skarbową, to taka czynność również podlega rozliczeniu.

I (prawie) na koniec jeszcze jedna rzecz, która może zupełnie umknąć z głowy, ze względu na „oczywistą oczywistość” – składki ZUS przedsiębiorcy są kosztem firmy i można je rozliczać tak samo jak inne wydatki firmowe.

Straty

Czasami, choćby nie wiem jak się człowiek starał i ile pracy wkładał, to po prostu nie wychodzi. I tyczy się to również prowadzenia działalności gospodarczej.

Straty podatkowe

Może się zdarzyć tak, że Twoja DG wygeneruje Ci stratę podatkową. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy koszty firmy przewyższają jej przychody. Straty nie kwalifikujesz do kosztów, tylko odliczasz ją od dochodu w kolejnych okresach rozliczeniowych. Na takie rozliczenie masz aż 5 kolejnych lat. W wybranym okresie możesz obniżyć dochód maksymalnie o połowę kwoty straty.

Kradzież lub zniszczenie majątku firmowego

Straty spowodowane zniszczeniem lub kradzieżą majątku firmowego, towaru lub gotówki mogą również być zakwalifikowane jako koszty działalności. Żeby się taki stało zdarzenie musi być dobrze udokumentowane za pomocą protokołów policyjnych i wewnętrznych. I co oczywiste, nie może być wynikiem zaniedbania lub celowego działania przedsiębiorcy albo jego pracowników.

Księgowość

Jak widzisz potencjalnych kosztów uzyskania przychodu programistów jest cała masa. A kiedy zdecydujesz się zlecić komuś z biura rachunkowego, żeby ładnie Ci to ogarniał, to okaże się, że… wydatki na księgowość są również kosztem Twojej firmy 🙂

Reaserch & Development

A już zupełnie na sam koniec ciekawostka, która jest można powiedzieć „świeżynką”. Od początku 2017 roku istnieje możliwość dodatkowego rozliczenia kosztów poniesionych na badania i rozwój (tzw. ulga innowacyjna) w firmie. Nie orientuję się dobrze w tym temacie i wydaje mi się, że pojedynczemu przedsiębiorcy ciężko będzie z niej skorzystać, ale kiedy zatrudnia się dodatkowe osoby, to może być to ciekawa forma optymalizacji podatkowej. Chętnie sam dowiedziałbym się więcej na ten temat 🙂 Jeżeli masz w tym doświadczenie, to zachęcam do podzielenia się nim w komentarzu poniżej.

Zainteresowanych tematem odsyłam do 103. odcinka podcastu Więcej Niż Oszczędzanie Pieniędzy, w którym była o tym mowa.

Kilka dodatkowych wskazówek

Uff… trochę tego wyszło 🙂 Mam jednak nadzieję, że uznasz tę listę za przydatną. Przeszliśmy chyba przez wszystkie koszty, które przyszły mi do głowy, i które udało mi się skonsolidować. Na zakończenie chciałbym przekazać Ci jak sobie z kosztami radzić.

Księgować, czy nie?

To pytanie istnieje tak długo, jak długo istnieją działalności gospodarcze 🙂 Pewnym jest, że kosztem może być tylko wydatek związany z prowadzoną działalnością. To jest pierwsze kryterium. Drugim jest to, że wydatek nie może znajdować się w katalogu zakupów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Ja osobiście radzę przede wszystkim kierować się zdrowym rozsądkiem. Przemyśleć, czy dany wydatek może zostać podważony, spojrzeć na niego z pozycji urzędnika i zobaczyć, czy nie wygląda dziwnie. Warto również poszukać interpretacji indywidualnych w internecie albo skonsultować się z księgowym. Pamiętaj jednak, że księgowy nie jest Tobą i nie zna wszystkich wykonywanych przez Ciebie działań zarobkowych. Nie powinien definitywnie odradzać Ci niewrzucenia czegoś, chyba że miał już doświadczenia z bardzo podobnym przypadkiem. Polecam również dopytać się o dany zakup na naszej grupie. Są w niej setki ludzi „z branży”, którzy nie jedno już w życiu rozliczyli 😉

Jeśli zdecydujesz się ująć dany wydatek w kosztach, to pamiętaj odpowiednio go udokumentować. W większości przypadków wystarczy faktura lub ewentualnie rachunek. W niektórych przypadkach warto mieć dodatkowe uzasadnienie. Np. zdjęcie z potencjalnym kontrahentem przy kawie, jeśli rachunek za kawę planujesz wrzucić w koszty 😉

Co zrobić z wydatkiem wrzuconym w koszty, który nie powinien się tam znaleźć?

Co jeśli zaksięgujesz koszt firmowy, który nie powinien znaleźć się w KPiR? Może się tak zdarzyć bez dokładnej analizy przypadku przed księgowaniem lub choćby dlatego, że nie posiadasz faktury za dany zakup. W przypadku niesłusznego rozliczenia wydatku należy dopłacić różnicę podatku wraz z ewentualnymi odsetkami, a jeżeli wydatek dotyczył poprzednich, rozliczonych już lat, to trzeba dostarczyć do urzędu skarbowego korektę rozliczenia rocznego.

Nie przesadzaj z przepychem

Patrząc na przedstawioną przeze mnie listę wydatków pamiętaj o jednej bardzo ważnej rzeczy – o „reprezentacji”. Jest to taki, nie do końca wyjaśniony termin w polskim prawie, który mówi, że wydatki na firmę nie mogą emanować przepychem, bo będzie to przejawem reprezentacji, a ta nie może być rozliczna w kosztach. Ciężko mi wyjaśnić coś co nie ma formalnej definicji, ale postaram się zrobić to na przykładach. Weźmy choćby dywan do biura. Nie powinien stanowić problemu dla urzędnika skarbowego, pod warunkiem, że nie będzie to ręcznie tkany dywan perski za kilkadziesiąt tysięcy złotych. Podobnie z odzieżą obrandowaną logotypem firmy – o ile garnitur nie pochodzi od Giorgio Armaniego, to nie powinien sprawiać kłopotu przy rozliczeniu. Chyba już rozumiesz o co chodzi?

Pamiętaj o amortyzacji

Drugą rzeczą, o której musisz pamiętać jest, wspomniana przy okazji rozliczania samochodu, amortyzacja. Amortyzacja nie jest związana tylko z samochodami, ale ze wszystkimi zakupami, których wartość przekracza 10 tysięcy złotych (brutto dla nie-VAT-owców lub netto dla VAT-owców). W odróżnieniu od reprezentacji nie ma się tu czego bać. W najgorszym wypadku będziemy amortyzować dany zakup przez kilka miesięcy. Po więcej informacji na temat amortyzacji odsyłam do odrębnego artykuły.

Czy zawsze brać fakturę na firmę?

Ktoś znający temat powierzchownie w ciemno odpowiedziałby, że tak. Przecież mogę wziąć fakturę, ale jej nie rozliczać jeżeli stwierdzę, że wydatek nie jest jednak firmowy. No ale skoro zapytałem, to musi być tu być jakiś haczyk, prawda? 🙂 Prawda. Sam zderzyłem się z dwiema sytuacjami, w których warto zastanowić nad wzięciem faktury „w ciemno”.

Import usług

Pierwszą z nich jest import usług. Napisałem o tym szerzej tydzień temu, więc w pierwszej kolejności zachęcam do lektury tamtego artykułu.

W skrócie chodzi o to, że nabywając usługi za granicą jesteś zobowiązan[a|y] do rozliczenia VAT-u, kiedy tylko weźmiesz fakturę na firmę, a jeśli tego nie zrobisz dopadnie Cię długie ramie urzędu skarbowego 🙂 Dlatego nad wzięciem faktury na firmę warto się zastanowić przed, niż martwić się po fakcie.

Zakupy na odległość i zakupy w ogóle

Drugą sytuacją, z którą się zderzyłem są zakupy dokonywane na odległość. W Polsce osoba fizyczna dokonująca zakupu na odległość (np. przez Internet) ma ustawowe prawo do oddania zakupionego przedmiotu, bez podania przyczyny, przez 14 dni od daty jego dostarczenia. Próbując oddać słuchawki, które nabyłem w ten sposób na firmę, dowiedziałem się, że przedsiębiorcom nie przysługuje takie prawo. Inaczej mówiąc jeśli od razu „na zapas” postanowisz wziąć fakturę na firmę to utracisz możliwość zwrotu towaru bez podawania przyczyny.

Jak zachować prawo do zwrotu? Kup produkt „prywatnie”, a kiedy przedmiot do Ciebie dotrze i będziesz usatysfakcjonowan[a|y], to poproś o fakturę na firmę. Masz takie prawo. Minusem tego rozwiązania jest obowiązek odesłania oryginalnego paragonu do sprzedawcy zanim ten wystawi Ci fakturę. Coś za coś.

Z zakupami na firmę trzeba zresztą uważać w każdym przypadku. Spotkałem się bowiem z sytuacjami, w których regulamin sklepu narzucał krótszą gwarancję na produkty sprzedawane firmom. Nie sprawdzałem na ile jest to legalna praktyka, ale wiem, że taka jest.

Zmiany po 1 stycznia 2020 roku

Od 1 stycznia 2020 roku jesteśmy zobowiązani do podawania numeru NIP na paragonie jeżeli chcemy później otrzymać fakturę VAT.

Czy podając numer NIP na paragonie zachowujemy prawo do zwrotu towaru?

Tego nie wiem.

Sam ostatnio zacząłem stosować inne podejście: po prostu przed zakupem kontaktuję się ze sprzedającym i dopytuję, czy będę mógł zwrócić towar kupując go na firmę. Co prawda niewiele kupuję, ale w większości moich przypadków udało mi się dogadać ze sprzedającym.

Ze słyszenia znam również inne podejście: kupno towaru bez podawania numery NIP, przetestowanie, zwrot, a potem ponowny zakup już z fakturą. Wygląda uciążliwie, ale być może jest to aktualnie jedyny, w pełni skuteczny sposób na zakupy online dokonywane na firmę.

Koszty przed startem działalności

I już zupełnie na sam koniec przypominam, że dużą część wydatków poniesionych przed datą rozpoczęcia działalności również można rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. Ale o tym pisałem już wcześniej i wszystkich startujących zachęcam do lektury na ten temat.

Koniec

Wyszedł mi chyba jeden z najdłuższych artykułów w historii tego bloga, chociaż dokładnych statystyk nie prowadzę 😉 Mam jednak nadzieję, że nie znudził Ci się on za bardzo, a przekazana tutaj wiedza pomoże w rozliczaniu Twoich własnych kosztów. Jeżeli jednak po przeczytaniu artykułu nadal masz pytania lub wątpliwości, to śmiało wal nimi w komentarzach 🙂 Odpowiem na wszystkie!

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

  • PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
  • PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
  • PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits