Samochód osobowy już dawno przestał być dobrem luksusowym i stał się dostępny praktycznie dla każdego, znacznie ułatwiając i przyspieszając przemieszczanie się. Oprócz załatwiania spraw prywatnych często pomaga nam również w sprawach firmowych. W takim przypadku rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu staje się jak najbardziej uzasadnione. Jeśli interesuje Cię jak to zrobić, to zapraszam do dalszej lektury.

Dwie drogi

Jeśli posiadasz prywatny samochód osobowy, który wykorzystujesz również do celów firmowych (np. dojeżdżasz do biura, na spotkania z klientami, na konferencje, czy szkolenia) i chciał(a)byś zacząć rozliczać związane z tym koszty w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to możesz to zrobić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest tzw. kilometrówka, a drugim przekazanie samochodu do majątku firmy.

Kilometrówka – nie tędy droga

Kilometrówka, czyli formalnie „ewidencja przebiegu pojazdu”, to zestawienie zawierające listę odbytych podróży samochodowych związanych z wykonywaną działalnością. Żeby zrozumieć o co chodzi w takiej ewidencji rozpatrzmy sobie to na przykładzie.

Załóżmy, że Twoja droga z domu do biura wynosi 5 kilometrów w jedną stronę (10 km w dwie strony). Dla uproszczenia ustalmy, że w miesiącu mamy 20 dni, w których dojeżdżasz do biura. Każdy taki wyjazd (wraz z powrotem) dokumentujesz oddzielnym wpisem w ewidencji – masz więc 20 wpisów, każdy po 10 kilometrów. W sumie daje Ci to 200 kilometrów przejechanych w danym miesiącu. Otrzymany wynik mnożysz przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu, która wynosi obecnie 0,8358 zł dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm3 (0,5214 zł dla samochodów do 900 cm3). 167,16 zł (200 km * 0,8358 zł) – tyle wynosi maksymalna kwota związana z użytkowaniem samochodu jaką w danym miesiącu możesz wrzucić w koszty prowadzenia działalności.

Jednocześnie załóżmy, że w tym samym miesiącu kupił[a|e]ś paliwo za kwotę 184,50 zł brutto (150 zł netto), wycieraczki samochodowe za 61,50 zł brutto (50 zł netto) oraz płyn do spryskiwaczy za 14,76 zł brutto (12 zł netto). Ze względu na to, że podatek VAT od zakupów związanych z samochodem podlega odliczeniu w 50%, to pozostałe 50% oraz kwota netto będzie stanowiła koszt. Poniosł[a|e]ś więc koszty w wysokości 236,38 zł (167,25 zł + 55,75 zł + 13,38 zł). Niestety, ze względu na limit ustalony powyżej, w danym miesiącu możesz rozliczyć tylko 167,16 zł, a pozostałe 69,22 zł przechodzi na kolejny miesiąc (chyba, że jest to grudzień – wtedy reszta przepada).

Nie wiem jak Tobie, ale mi ta forma rozliczania pojazdu zupełnie nie odpowiada – wymaga nadmiernych formalności związanych z zapisywaniem każdego wyjazdu, a także ogranicza wysokość rozliczanych kosztów. Niby nadwyżki przechodzą na kolejny miesiąc, ale tylko do grudnia, po którym całkowicie przepadają. Pomyśl sobie jak w takim przypadku rozliczyć choćby koszt ubezpieczeń albo niespodziewanej większej naprawy? Niestety jest duża szansa, że nie uda się to nam w całości.

Środek trwały – jedyna słuszna droga

Tak jak wspominałem powyżej, drugim sposobem na rozliczanie samochodu w działalności gospodarczej jest przekazanie prywatnego samochodu do majątku firmy, poprzez wpisanie go do środków trwałych. Żeby to zrobić wystarczy spisać odpowiednie oświadczenie. Moim zdaniem, ta opcja jest dużo korzystniejsza o ile tylko nie zamierzamy sprzedać samochodu w ciągu najbliższych kilku(nastu) miesięcy.

Podstawową przewagą nad kilometrówką jest brak konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, a co za tym idzie, brak związanych z nią limitów. Dzięki temu jesteśmy w stanie rozliczyć w całości wszystkie poniesione, w celu uzyskania przychodu, koszty samochodowe. Jedynym o czym musimy pamiętać, jest to, że teraz mamy samochód firmowy używany również do celów prywatnych. Należy więc zachować rozsądek w określeniu, który koszt służy nam w celach zarobkowych, a który wyłącznie w prywatnych. O tym co możemy rozliczać bez obaw przeczytasz za chwilę.

Przy obecnym prawie, wprowadzenie samochodu do majątku firmy umożliwia programiście odliczenie 50% podatku VAT, a także wrzucenie pozostałej kwoty (50% VAT-u oraz wartość netto) w koszty uzyskania przychodu. Działa to dokładnie tak samo jak w przypadku kilometrówki, pomijając konieczność zmieszczenia się w limicie.

Amortyzacja

O tym, czym jest amortyzacja wspominałem już wcześniejjest to wyrażone w pieniądzu zużycie środków trwałych. Niepodważalnym jest fakt, że każda rzecz z biegiem czasu traci na wartości. Amortyzacja jest sposobem zrekompensowania przedsiębiorcy faktu, że majątek jego firmy ulega dewaluacji. W zależności od rodzaju środka trwałego i kilku innych czynników występują różne rodzaje amortyzacji.

O amortyzacji mawia się, że to jest koszt, ale nie wydatek. I jest w tym sporo prawdy – nie wydając żadnych dodatkowych pieniędzy mamy możliwość pomniejszenia przychodu o kwotę jaką przeznaczyliśmy na zakup auta. To jest coś, z czego nie możemy skorzystać rozliczając się kilometrówką.

Sposób w jaki możemy ten podatek pomniejszyć zależy od wybranej metody amortyzacji. Samochód osobowy można amortyzować według metody:

  1. liniowej, która umożliwia rozliczenie maksymalnie 20% wartości początkowej samochodu rocznie,
  2. indywidualnej, dostępnej tylko w przypadku samochodów używanych (co najmniej 6 miesięcy przez poprzedniego właściciela) i zwiększającej maksymalny próg do 40% wartości początkowej rocznie,
  3. jednorazowej, która ma zastosowania tylko gdy wartość początkowa samochodu nie przekracza 3500 zł.

Kluczowym czynnikiem wpływającym na amortyzację jest sposób w jaki możemy określić wartość początkową samochodu, która będzie podlegała amortyzacji. Opcje są dwie:

  1. jeżeli cały czas posiadamy dowód zakupu auta, to możemy użyć kwoty, która na nim widnieje,
  2. w przeciwnym wypadku szacujemy aktualną wartość rynkową samochodu.

Wyobraź sobie jak bardzo korzystna może być pierwsza opcja, gdy powiedzmy 5 lat temu kupił[a|e]ś używany samochód za 60 tysięcy złotych i nadal posiadasz dowód zakupu. Po pięciu latach auto, w zależności od modelu, może być warte około 30-40 tysięcy złotych, a Ty nadal masz możliwość zamortyzowania całej wydanej kwoty, odliczając do 2000 zł miesięcznie (60 tysięcy zł * 40% / 12 miesięcy) od przychodu!

Ciekawostką jest również fakt, że wartość początkową mogą zwiększyć wydatki związane z przyjęciem samochodu do użytkowania, dokonane jeszcze przed wprowadzeniem pojazdu do firmy. Może to być na przykład koszt jego transportu, wartość ubezpieczenia na czas transportu, czy opłata za rejestrację. Jedyny warunek do spełnienia, to posiadania potwierdzenia danej transakcji.

Limity

Rafał, w jednym z komentarzy wspomniał o dosyć ważnej rzeczy, o której ja zapomniałem: amortyzować możemy wartość auta do ustalonego z góry limitu – 20 tysięcy euro. Zapomniałem o nim najprawdopodobniej dlatego bo nie pomyślałem, że akurat ceny nowych samochodów dosyć łatwo mogą ten limit przekroczyć. Są jednak na to sposoby, jak choćby wspomniany przez Rafała leasing lub odpowiednie obniżenie stawki amortyzacyjnej. Tak, czy inaczej warto wiedzieć, że zakup samochodu o wartości powyżej 20 tysięcy euro warto dobrze zaplanować i dogadać z księgowym.

Sprzedaż samochodu, a podatki

Jedyny minus wpisania samochodu do środków trwałych jest potencjalna konieczność zapłacenia podatków od ceny sprzedaży. Na przestrzeni ostatnich kilku lat przepisy w tym zakresie zmieniały się wielokrotnie. Z podatkiem dochodowym spawa jest dosyć jasna – można go uniknąć tylko wtedy gdy samochód sprzedamy po minimum 6 latach licząc od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wycofany z działalności. Ze zwolnieniem z zapłaty podatku VAT jest coraz trudniej. Obecnie jest tak, że jeżeli jesteśmy VAT-owcem, to VAT-u uda nam się uniknąć tylko wtedy gdy nie mieliśmy możliwości odliczenia VAT-u przy wprowadzaniu samochodu do firmy (czyli nie wprowadziliśmy go na podstawie faktury VAT), wycofamy go ze środków trwałych, a następnie sprzedamy jako samochód prywatny.

Powyższy układ wydaje się być rozsądny – jeśli mamy prawo odliczyć VAT przy wprowadzaniu samochodu do majątku firmy, to musimy go później zapłacić, a jeśli nie, to nie. Finalnie i tak powinniśmy być do przodu, bo VAT obliczamy od wartości samochodu, a ta zawsze szybko spada. Podatku dochodowego unikniemy, jeśli wstrzymamy się trochę czasu ze sprzedażą, a nawet jeżeli nie możemy się wstrzymać, to amortyzacja całkowicie go nam zrekompensuje, gdy tylko uda się dokonać jej w pełnym wymiarze. A gdyby i to się nie udało i zamortyzujemy auto tylko częściowo, to to również zadziała na naszą korzyść, gdyż pozostałą kwotę do zamortyzowania możemy zaliczyć jako jednorazowy koszt przy sprzedaży. W takim przypadku podatek który musimy zapłacić obliczamy od kwoty za jaką auto sprzedaliśmy pomniejszonej o kwotę, której nie udało nam się zamortyzować. Przykład: do zamortyzowania pozostało nam 5000 złotych, a samochód sprzedaliśmy za 8000 złotych. Podatek dochodowy płacimy więc od kwoty 3000 złotych.

Właśnie te zasady utwierdziły mnie, że wpisanie samochodu do środków trwałych jest znacznie mniej uciążliwe niż kilometrówka. W prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu nikt nas nie wyręczy, bo nikt nie będzie wiedział gdzie i kiedy jeździmy w celach służbowych.

OSTRZEŻENIE! Przepisy związane ze sprzedażą samochodu firmowego zmieniają się tak często, że polecam kontakt z ogarniętą księgową, kiedy będziesz się na taką sprzedaż decydować.

Co można zaliczyć do kosztów?

Wydatki związane z samochodem mogą być zaliczone do koszów działalności gospodarczej jeżeli są ściśle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie będziesz miał(a) żadnego problemu z rozliczeniem ubezpieczenia OC/AC oraz przeglądu. Zakup części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, czy wydatki na naprawę również nie sprawią kłopotu. Koszt paliwa trzeba księgować z umiarem – nigdy nie będzie tak, że całe zakupione paliwo wykorzystujemy wyłącznie do celów służbowych. A zgodnie z obowiązującym prawem, jeśli wydatek nie ma związku z prowadzeniem firmy to nie należy ujmować go w kosztach, ani odliczać podatku VAT. Do rozliczania pozostałych rzeczy związanych z samochodem należy podejść pragmatycznie. Zakup radia samochodowego, montaż spoilera, czy obniżenie zawieszenia mogą nie zostać potraktowane jako niezbędne do wykonywania działalności programistycznej 😉 Z kolei z rozliczeniem montażu instalacji gazowej, czy nawet przyciemnienia szyb nie powinno być problemu, gdyż są to wydatki mające na celu obniżyć koszty eksploatacji, czy poprawić komfort jazdy. W przypadku wszelkich tego typu zakupów trzeba mieć sensowne wytłumaczenie w razie kontroli skarbówki. Bo jak na przykład uzasadnić, że zakup i montaż bagażnika samochodowego jest programiście niezbędny? Może jedynie do przewożenia mainframe’ów do i od klienta 😉

Zakup pojazdu bezpośrednio na firmę

Powyżej mimochodem wspomniałem o możliwości wprowadzenia samochodu do środków trwałych na podstawie faktury VAT. Precyzując, chodzi o to, że jeżeli zdecydujemy się kupić samochód za gotówkę bezpośrednio na firmą i jako potwierdzenie transakcji otrzymamy fakturę VAT (czyli na przykład z kupimy samochód z komisu), to zyskamy możliwość odliczenia połowy podatku VAT za ten zakup. W takim przypadku 11,5% wartości wróci do nas przy najbliższym okresie rozliczeniowym, a amortyzacji będzie podlegała wartość netto oraz druga połowa VAT-u. Trzeba tylko pamiętać, że zgodnie z tym o czym była mowa wcześniej, w takim przypadku nie da się uniknąć zapłaty podatku VAT przy sprzedaży samochodu.

Co Ty na to?

Podsumowując, uważam, że jeśli myślimy na poważnie o rozliczaniu kosztów samochodowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to znacznie wygodniej jest zdecydować się na przekazanie samochodu do majątku firmy i tak też sam uczyniłem 🙂 A Ty jakie masz zdanie na ten temat? Może jednak lepiej zdecydować się na kilometrówkę? Zostaw proszę komentarz poniżej, jeśli chcesz podzielić się swoimi przemyśleniami.

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową (spokojnie, nie rozsyłam spamu):



lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (nie koniecznie młodego) programisty.

1 000 000 zł

Milion złotych. Tak, milion złotych. Milion złotych to cel, który sobie postawiłem jakiś czas temu. Chcę zarobić milion złotych na tym blogu. Do tej pory zebrało się 6259,56 zł, więc jak widzisz jeszcze trochę brakuje. Jeszcze nie wiem do końca jak, ale to zrobię. Na pewno nigdy nie będę pobierał żadnych opłat za dostęp do treści, bo tymi chcę się po prostu dzielić.

Wysoko ponad ten milion stawiam na szerzenie wiedzy i dotarcie do jak największej liczby osób. I tu mam prośbę do Ciebie: jeśli uważasz, ten artykuł za wartościowy, to udostępnij go proszę swoim znajomym. Przy lewej lub dolnej (na małych wyświetlaczach) krawędzi ekranu znajdziesz przyciski, które Ci to ułatwią. Jeżeli ich nie widzisz, to najprawdopodobniej zostały zablokowane przez Twój program do blokowania reklam. Niezależnie od tego, czy prześlesz ten wpis dalej, czy nie, to ja i tak dziękuję Ci serdecznie za doczytanie do tego miejsca! Do przeczytania niebawem.

PS. Jeśli mój blog przypadł Ci do gustu tak bardzo, że chciał(a)byś mi się w jakiś sposób odwdzięczyć, to mam dla Ciebie kilka ciekawych propozycji, z których możesz skorzystać. Szczególnie gorąco zachęcam do wsparcia poprzez serwis Patronite, ale jeżeli zdecydujesz się na którąkolwiek z wymienionych opcji, to serdecznie Ci za to DZIĘKUJĘ!

Picture Credits