Kiedy nieistniejący amerykańscy naukowcy spytali pewną grupę osób o to, z czym kojarzy im się prowadzenie firmy w Polsce, większość osób odpowiedziała, że z wystawianiem faktur. Coś w tym jest 🙂 Dziś chciałbym przedstawić Ci kilka faktów i mitów związanych z fakturami. Obstawiam, że o części z nich możesz nie wiedzieć. Zapraszam do lektury.
Co musi zawierać faktura?
Obowiązkowymi informacjami, które muszą znaleźć się na każdej fakturze są:
- numer kolejny faktury
- data wystawienia faktury i data sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia)
- dane wystawiającego i klienta (imiona i nazwiska, adresy, numery NIP)
- nazwa towaru lub usługi, ilość i jednostka miary, cena jednostkowa netto, stawka VAT, wysokość podatku VAT, suma netto, podsumy z podziałem na wysokość VAT
- kwota do zapłaty brutto
Polskie prawo nie precyzuje dokładnie jakie adresy mają znaleźć się na fakturze. Najbardziej logiczne wydaje się główne miejsce wykonywania działalności podane w CEIDG, ale od niedawna przestało być wymagane. Nieważne jaki adres wybierzemy, ważne, żeby był on wpisany w CEIDG.
Dodatkowo, w zależność od sytuacji, faktura musi zawierać również:
- podstawę zwolnienia z VAT-u – jeśli przedsiębiorca jest z niego zwolniony (np. zwolnienie ze względu na rodzaj sprzedaży)
- informację o stosowaniu metody kasowej
- informację o odwrotnym obciążeniu – gdy to nabywca musi rozliczyć się z podatku VAT za tę fakturę (wymaga dodania zapisu „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”)
- kwotę VAT przeliczoną na złotówki, jeśli faktura wystawiona jest w walucie obcej
- oznaczenie, że jest to faktura VAT marża (ale nie leży ona raczej w domenie branży IT)
- słowo „samofakturowanie” – prawdopodobnie mało kto wie (np. ja nie wiedziałem), że w pewnych sytuacjach istnieje możliwość wystawienia faktury poprzez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Ten drugi musi zaakceptować fakt wystawienia faktury. Temat do zgłębienia.
Czego faktura zawierać nie musi?
Na fakturze mogą zostać pominięte:
- napis „faktura” lub „faktura VAT” – to nie on, w świetle polskiego prawa, czyni z kartki papieru fakturę. Robią to dane, które się na tej kartce znajdują. Równie dobrze może znaleźć się tam napis „rachunek”, cokolwiek innego lub nazwa może zostać całkowicie pominięta.
- oznaczenia „oryginał” lub „kopia” – nie mają obecnie żadnego znaczenia
- termin i sposób płatności
- numer PKWiU – może być pomocny jedynie w przypadku chęci udowodnienia, że dana sprzedaż jest zwolniona z VAT-u, ale i bez niego da się to zrobić
- podpis i pieczątka (zarówno wystawiającego, jak i odbiorcy) – podpis przestał być obowiązkowy kilka lat temu, a pieczątka nigdy nie była
Dodatkowo, faktury związane z użytkowaniem i eksploatacją samochodu (np. paliwo, części, naprawy) używanego w ramach działalności gospodarczej nie muszą już zawierać numeru rejestracyjnego danego auta. Może się on przydać jedynie w celach statystyczno-dokumentacyjnych, kiedy w ramach firmy korzystamy z kilku pojazdów, ale nie jest obowiązkowy.
Jakich błędów nie trzeba poprawiać?
Oczywiste jest, że brak nieobowiązkowych wartości nie jest błędem i nie wymaga żadnej akcji. Nie trzeba więc na przykład gonić kontrahenta, żeby podpisał nam fakturę. Oprócz tego jest jeszcze kilka rodzajów błędów, których poprawiać nie musimy. Przykładem są wszelkiego rodzaju literówki, które nie zaciemniają czytelności faktury. Powiedzmy jeżeli adres jednej ze stron to ulica Prądzyńskiego w Warszawie, to akceptowalny będzie choćby zapis: ulica Prądzńyskiego w Warszaiwe (o ile tylko inne dane, np. NIP, się zgadzają).
Dawno, dawno temu wspominałem, że nazwa jednoosobowej działalności gospodarczej, musi zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można oczywiście coś dodać, ale jest to opcjonalne. Okazuje się, że ten dodatek jest również opcjonalny na fakturze. Jedyne co musi się znaleźć na fakturze jako nazwa firmy, to właśnie nasze imię i nazwisko (nie koniecznie w tej kolejności). Dla przykładu, pełna nazwa mojej DG to: „29bits Piotr Prądzyński”, ale na fakturze wystarczy, że pojawi się „Piotr Prądzyński”, a nawet „Prądzyński Piotr”. Co ciekawe, „Piotr Prądzyński – usługi komputerowe” również przejdzie, co może być przydatne w momencie zmiany nazwy firmy i wystawienia faktury jeszcze na stare dane.
Jak poprawić fakturę?
W zależności od tego, czy jesteśmy wystawiającym fakturę, czy też nabywcą, który ma daną fakturę opłacić, mamy dwie drogi poprawiania błędów na fakturze – sprzedający ma prawo wystawić fakturę korygującą, a kupujący notę korygującą. Sposób w jaki działa jedna i druga, to temat na zupełnie odrębny artykuł. W tym miejscu dodam tylko tyle, że nota korygująca ma znacznie mniejsze „kompetencje” niż faktura, ale nie znaczy to, że w wielu przypadkach nie będzie wystarczająca.
Kto i kiedy wystawia fakturę?
Fakturę wystawić musi przedsiębiorca będący płatnikiem podatku VAT, a jego klientem jest:
- inna firma lub
- osoba prywatna, która o tę fakturę poprosi.
Od zmian w przepisach, które weszły w życie w 2014 roku, w praktyce także i nie-VAT-owcy wystawiają faktury, a nie jak wcześniej rachunki. Wtedy bowiem praktycznie zrównały się wymagania co do danych umieszczanych zarówno na fakturze, jak i rachunku. Tak jak pisałem wcześniej – to nie nazwa świadczy o tym, że kartka papieru zostanie potraktowana przez polskie prawo jako faktura.
Przedsiębiorca posiadający kasę fiskalną ma obowiązek, na życzenie klienta, wystawić fakturę do paragonu (od 1 stycznia 2020 roku należy pamiętać o numerze NIP nabywcy na paragonie) do trzech miesięcy licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż (dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę). Po tym terminie nadal może ją wystawić, ale nie ma takiego obowiązku.
Nie ma również obowiązku kolekcjonowania potwierdzeń zapłaty za faktury, które wystawiliśmy. Czasami księgowi starają się to wymusić, żeby łatwiej było im księgować niezapłacone faktury, ale nie jest to żaden przymus – równie dobrze wystarczy nasze potwierdzenie lub zaprzeczenie.
Dostarczanie faktury do klienta
Od kilku ładnych lat faktura w formie elektronicznej (zwana również e-fakturą) jest praktycznie równoprawna z „tradycyjną” fakturą papierową. Wystarczy, że spełnia trzy warunki: czytelność, autentyczność i integralność treści.
Wiemy już, że podpis na fakturze nie jest wymagany, a więc niepodpisaną fakturę elektroniczną możemy śmiało wysłać emailem. Nie potrzebujemy na to odrębnej zgody – opłacenie faktury jest jednoznaczne z otrzymaniem zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Niemniej jednak klient może w dowolnym momencie zażyczyć sobie faktury na papierze i jeżeli o to poprosi, to my nie możemy mu odmówić.
Ciekawostką jest, że faktury można przechowywać w formie elektronicznej niezależnie od tego w jaki sposób (papierowy lub elektroniczny) zostały wystawione. Wystarczy więc zeskanować te papierowe i od razu mamy znacznie mniej makulatury.
Zaskakujący może być również to (dla mnie było), że tylko firmy telekomunikacyjne mają ustawowy obowiązek dostarczenia faktury do klienta. Wszyscy inni przedsiębiorcy mogą ją wystawić i jedynie powiadomić klienta (niektórzy i tego nie robią), że jest do odbioru w biurze. Oczywiście z punktu widzenia wystawiającego ma to sens tylko w przypadku wcześniejszego uregulowania płatności – inaczej możemy nie doczekać się pieniędzy 😉
Kiedy można wystawić fakturę?
Dawid, swoim komentarzem uświadomił mnie, że nigdzie nie odpowiedziałem na dosyć kluczowe pytania: w którym momencie można/należy wystawić fakturę za wykonaną usługę lub dostarczony towar? Pytanie może wydawać się trywialne, a pierwsza nasuwająca się odpowiedź to: „po robocie”… No tak, ale co to oznacza „po robocie”? Dzień później? Maksymalnie tydzień, miesiąc, rok później? A czy możemy wystawić fakturę „przed robotą”?
Odpowiadając na to pytanie ograniczę się do świadczenia usług, bo taki charakter ma działalność samozatrudnionego programisty (przy sprzedaży towarów rzecz ma się podobnie, ale tam występuje kilka wyjątków). Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Z kolei ust. 7 tej samej ustawy mówi, że faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 30. dnia przed wykonaniem usługi.
W tym wszystkim należy pamiętać, że liczą się tu daty, jakie zostaną zamieszczone na fakturze.
Co jeszcze?
To tyle z mojej strony. Mam nadzieję, że dzisiejszy wpis poszerzył Twoją wiedzę na temat fakturowania i przyda Ci się w dalszym prowadzeniu swojej działalności. Jeżeli nurtują Cię jeszcze jakieś inne sprawy związane z fakturami, to napisz o tym w komentarzu poniżej – postaram się pomóc 🙂
Bądź na bieżąco!
Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:
lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować 
Dołącz do grup na Facebooku
Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.
W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.
Wesprzyj mnie
Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.
Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.
Picture Credits
27 grudnia 2021 at 20:34
A czy na fakturze można dodać pozycję „premia” lub „premia jakościowa” ? Jak można zafakturować fakt, że klient jest zadowolony i chcę przekazać premię a nie była ona ujęta wcześniej w kontrakcie? Bo rozumiem, że jeśli wcześniej miałby w kontrakcie, że za „terminowe” lub za usługi, które spełnią normy jakościowe należy się X zł to nie byłoby problemu dodać taką pozycję do faktury. Jednak nie jestem pewien czy można dodawać takie „premie” wg uznania jeśli nie ma tego w głównej umowie i jest tylko stawka godzinowa (time & material).
29 grudnia 2021 at 07:41
Ja niestety nie podpowiem. Sam takie kwestie zostawiam księgowej.
Podpytaj może na grupie. Być może tam ktoś miał podobny przypadek.
29 czerwca 2021 at 14:11
To strona skierowana dla programistów. Wydaje mi się, że artykuł o fakturach jest dość ogólny i brakuje tu podstawowych kwestii, o które pytają programiści zaczynający swoją przygodę jako przedsiębiorcy. Sednem faktury jest usługa. Jak ją nazwać? Jaki opis usługi? Jednostka miary? Cena jednostkowa? Różne i często sprzeczne odpowiedzi padają na te pytania w kontekście usług programistycznych. Np. jedne źródła podają, że wystarczy lakoniczna nazwa jak „usługi programistyczne”, inne podają, że „należy obligatoryjnie określić zakres i charakter wykonanych usług”. Jedni podają stawkę godzinową i ilość godzin, inni odnoszą się do konkretnej umowy na wykonanie danego projektu. No i wreszcie jakiego narzędzia najlepiej użyć do wystawiania faktur, wysyłania JPK? Faktury i księgowość programisty-przedsiębiorcy są specyficzne i programista woli programistę pytać „czego używasz?”, a nie kogoś kto ma duże potrzeby i musi płacić za drogie oprogramowanie, albo księgową.
1 lipca 2021 at 13:36
Na większość pytań, które zadałeś odpowiedź brzmi: „to zależy” 🙂 Choćby od tego jak sformułowana jest umowa/kontrakt. O to jak ma wyglądać opis usługi, jednostki itp. najlepiej zapytać kontrahenta. To pierwsza opcja. Jeżeli kontrahent nie ma jakichś swoich „wymagań”, to „usługa programistyczna 1 sztuka” będzie równie dobra jak „60 godzin kompilowania kodu Java” 🙂 Nie ma tu jakichś odgórnych wytycznych.
Jeżeli chodzi o „najlepsze oprogramowanie do faktur” to nie znam odpowiedzi. Ja oddelegowałem księgowość do IFIRMA i jestem zadowolony. A Janek Kowalski korzysta z innego oprogramowania i dla niego tamto jest wystarczające 😉
25 marca 2020 at 19:18
Kiedy powinno się wystawiać fakturę, będąc na umowie b2b i rozliczając się co miesiąc? Czy są jakieś prawne obostrzenia, że np. faktura za marzec nie może być wystawiana na początku marca albo w kwietniu? Interesuje mnie to głównie ze względu na obliczanie podatku, gdyż rozliczam się w euro i fajnie by było móc lekko manipulować kursem waluty branym do obliczeń 😉
26 marca 2020 at 08:42
Właśnie mnie uświadomiłeś, że wśród powyższych pytań i odpowiedzi, brakuje pytania o to do kiedy wystawić fakturę 🙂 Dzięki! Niedługo zaktualizuję.
Odpowiadając na szybko: Tak, są takie obostrzenia. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. A więc fakturę za marzec powinieneś wystawić maksymalnie do 15 kwietnia.
A jeżeli chodzi o wystawianie faktury „z góry’ to zgodnie z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT, faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30 dni przed: dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem całości lub części zapłaty.
30 października 2018 at 11:56
Szkoda ze nie skupiłes sie w tym artykule tylko na tym co dotyczy programisty. Taka np. kasa fiskalna, o ktorej wspomniales, przeciez programiste ani nie dotyczy ani nie interesuje?
30 października 2018 at 13:31
Mylisz się kolego i to podwójnie 🙂
1. Jeżeli chodzi o kasę fiskalną to pamiętaj, że to działa w dwie strony – Ty, jako programista również możesz wziąć paragon na swój zakup i potem masz prawo oczekiwać wystawienia do niego faktury. Właśnie po to o tym tutaj napisałem – żeby było wiadomo, przez jaki czas jest to obowiązek, a przez jaki tylko dobra wola sprzedającego.
2. Pamiętaj również, że jako programista (np. stron internetowych) możesz wykonywać usługi na rzecz osób prywatnych. Prawda, jest to obecnie raczej rzadka sytuacja, ale jednak jest możliwa. W takim przy nie zachowując odpowiedniej „higieny” (o której pisałem tutaj: https://programistanaswoim.pl/czy-potrzebna-mi-jest-kasa-fiskalna/ ) również możesz być zobligowany do posiadania kasy fiskalnej.
Mam nadzieję, że teraz wyjaśniłem wszystko?
25 sierpnia 2018 at 12:37
Witam, wystawiam fakturę klientowi prywatnemu. Czy zmuszony jestem od niego uzyskać numer NIP ?
25 sierpnia 2018 at 14:09
Cześć.
Nie, nie musisz.
Wystawiasz mu tzw. fakturę imienną. Po prostu imię, nazwisko i adres.
13 lipca 2018 at 14:30
Co w przypadku jak np. korzystam z jakiegoś agregatora faktur (mogę wystawiać i wpisywać otrzymane faktury) i dostaje faktury w wersji papierowej i nie podobają mi się różne „formaty” tych faktur. Chciałbym przepisać fakturę do systemu a następnie wysłać w jednolitym formacie do księgowej. Czy wszystko jest ok z taką fakturą? Księgowa oznajmiła mi ,że tak nie można.
13 lipca 2018 at 19:35
Księgowa ma rację. Nie można czegoś takiego robić, bo to zaburza podstawowe założenia i wymagania integralności i autentyczności faktury. Faktury możesz skanować lub drukować, niestety bez ingerencji w ich formę.
13 lipca 2018 at 08:53
Myślę, że zabrakło wstępu co to jest faktura – to taka kartka z dokumentacji dostarczanej do gangu (US), żeby wiedzieli ile kryszy dla siebie pobrać.