Rejestracja płatnika podatku VAT

AKTUALIZACJA: Od 30 kwietnia 2018 roku możliwa jest rejestracja płatnika podatku VAT wraz z rejestracją działalności w CEIDG. Samo wypełnienie wniosku VAT-R wygląda analogicznie jak do tej pory, ale można go teraz załączyć do formularza CEIDG-1 i podpisać profilem zaufanym ePUAP.

Nadeszła pora na drugi, aczkolwiek opcjonalny, krok z serii formalności związane z zakładaniem działalności gospodarczej. Pierwszym była rejestracja działalności gospodarczej, którą opisałem we wpisie pod tym samym tytułem.

Domyślnie, o ile spełniamy odpowiednie kryterium, jesteśmy zwolnieni z płacenia podatku VAT i nie musimy w tym miejscu robić nic więcej. Może się jednak zdarzyć (a w przypadku kontraktorów zdarza się praktycznie zawsze), że płacenie podatku VAT będzie nam się opłacać. Hmm… brzmi trochę niewiarygodnie. Jak płacenie dodatkowego podatku może się opłacać? O tym już za chwilę. W każdym razie, gdy zdecydujemy się na płacenie podatku VAT, to sami musimy ten fakt zgłosić.

Kto jest zwolniony z płacenia podatku VAT?

Istnieje kilka przedmiotowych (czyli uzależnionych od określonego rodzaju czynności w ramach wykonywanej działalności) zwolnień z płacenia podatku VAT. Nie dotyczą one jednak ani programistów, ani żadnego innego sektora branży IT. Jako programiści możemy skorzystać tylko ze zwolnienia podmiotowego, czyli opartego o kryterium dochodowe. Jeśli w poprzednim roku podatkowym wartość sprzedaży nie przekroczyła 200 tys. złotych, to jesteśmy zwolnieni z płacenia podatku VAT. Musimy tylko uważać, na doradztwo, o którym wspomniał Dawid, a które wyklucza możliwość zwolnienia podmiotowego.

Jak to się przekłada na programistów? Dla nas wartość sprzedaży jest to netto (czyli bez VAT) na jaką wystawiamy fakturę dla naszych klientów. Jeśli jesteśmy kontraktorem, to dosyć łatwo możemy oszacować, czy przekroczymy kwotę limitu w danym roku. Gdy ze swoim pracodawcą umówiliśmy się na stawkę miesięczną, to kalkulacja jest prosta:

200 000 zł / 12 miesięcy = 16 666,67 zł na miesiąc

Wynika z tego, że przy 16,6 tys. złotych dochodu miesięcznie przekroczymy aktualny limit roczny. W momencie gdy umawiamy się na stawkę dzienną lub godzinową sprawa wygląda następująco (przykład dla 250 dni pracy dla 2017 roku):

200 000 zł / 250 dni = 800 zł na dzień

800 zł na dzień / 8 godzin = 100 zł na godzinę

Spójrzmy na wyniki. Jeśli nasza stawka godzinowa waha się w okolicach 100 złotych lub stawka dzienna w okolicy 800 złotych, to balansujemy na krawędzi przekroczenia limitu.

Na koniec warto dodać, że istnieją dochody, których nie wlicza się do tych 200 tysięcy złotych limitu. Z tego co się orientowałem, w przypadku programistów jedynym takim dochodem jest sprzedaż środków trwałych.

Komu opłaca się być VAT-owcem?

Są dwie podstawowe zasady, które wyznaczają czy warto zostać płatnikiem podatku VAT. Dzieje się tak, gdy:

1. Naszymi klientami będą głownie inni VAT-owcy. W takim wypadku VAT nie stanowi dla nich problemu. Wręcz przeciwnie – sami będą mogli odliczyć sobie naliczony przez nas VAT. Firmy zwolnione z VAT i osoby prywatne nie mogę odliczać VAT-u, a więc nasza cena z doliczonym VAT-em może okazać się mało atrakcyjna i ciężko będzie nam konkurować z ofertami firm zwolnionych z VAT.
2. Będziemy dokonywali zakupów opodatkowanych VAT-em. Dzięki temu kwotę VAT nałożoną na zakupiony towar lub usługę będziemy mogli odliczyć bezpośrednio od VAT-u, który mamy do zapłacenia.

Dla rozjaśnienia rozważmy jeden przykład. Jesteś VAT-owcem. Wystawił[a|e]ś fakturę na 10 tys. złotych netto za usługę opodatkowaną podatkiem VAT w wysokości 23%. Twój klient musi przelać Ci 12,3 tys. złotych, a Ty te dodatkowe 2300 złotych musisz oddać do urzędu skarbowego. Jednak w tym samym czasie zdecydował[a|e]ś się na zakup nowego laptopa o wartości 4920 złotych brutto. Cena laptopa zawiera 23% podatku VAT, czyli kwota podatku VAT za laptopa wynosi 920 złotych. W tym momencie od kwoty podatku VAT, którą musisz zapłacić odejmujesz kwotę podatku VAT jaką już zapłacił[a|e]ś „przy okazji” zakupu laptopa. Mamy więc:

2300 zł należnego podatku VAT – 920 zł podatku VAT za laptopa = 1380 zł podatku VAT pozostałego do zapłaty

Z tej kalkulacji wynika, że do zapłaty pozostało Ci 1380 złotych podatku VAT, a w kieszeni 920 złotych. Fajnie, prawda? 🙂 Laptop to tylko przykład. Dużo więcej możliwych kosztów opisałem w odrębnym artykule.

Komu wyjątkowo opłaca się być VAT-owcem?

Jeśli jesteś programistą-freelancerem, to istnieje dodatkowa sytuacja, w której bycie płatnikiem VAT może opłacać się jeszcze bardziej. Mianowicie, jeśli programujesz dla zagranicznego kontrahenta, to wystawiasz mu fakturę z oznaczeniem „np”, czyli nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Dzieje się tak dlatego, że w przypadku eksportu usług VAT rozlicza nabywca. Mamy więc sytuację, w której nie doliczasz VAT-u, ale możesz go odliczać. W takim przypadku każdy zakup firmowy opodatkowany VAT-em produkuję nadwyżkę VAT-u, którą możesz dostać od fiskusa „w prezencie”. Musisz jednak sam o nią zawnioskować. Sprostowanie: Świadczenie usług dla firmy zagranicznej wcale nie jest korzystniejsze w kontekście VAT-u.

Drugą ciekawą sytuacją, która powinna zachęcać do bycia VAT-owcem jest inwestowanie. Już wyjaśniam o co chodzi. Załóżmy, że wpadł[a|e]ś na olśniewający pomysł na startup. Szacujesz, że jego implementacja zajmie Ci pół roku. Przez pół roku nie będziesz miał więc w swojej firmie sprzedaży. Z drugiej strony otrzymał[a|e]ś wsparcie inwestora lub zainwestował[a|e]ś własne pieniądze w wynajem biura, zakup potrzebnego sprzętu i zatrudnienie kilku pracowników, a więc ponosisz już pierwsze wydatki. W takim przypadku również masz możliwość wnioskowania o zwrot VAT-u od zakupów. To tak jakbyś robił je w kwotach netto, czyli oszczędzasz (zazwyczaj) 23% na każdej transakcji.

Chciałbym zaznaczyć, że obydwie powyższe sytuacje znam tylko teoretycznie i nie miałem okazji sam ich przetestować. Jeśli ktoś z Was ma takie doświadczenie, to chętnie przeczytam o tym w komentarzach.

Kiedy musimy zarejestrować się jako VAT-owiec?

To dosyć łatwo można wywnioskować z tego co napisałem wcześniej. Mianowicie, jeśli nie zdecydował[a|e]ś się na bycie płatnikiem VAT, a w danym roku kalendarzowym zbliżysz się do limitu 200 tysięcy złotych, to musi zapalić Ci się czerwona lampka. Jeśli wiesz, że Twoja kolejna faktura spowoduje, że przekroczysz ten limit, to najpóźniej na dzień przed jej wystawieniem musisz zarejestrować się jako VAT-owiec. Po tym fakcie, każdą kolejną fakturę wystawiasz już opodatkowaną VAT. Oczywiście wszystkie nieopodatkowane faktury wystawione do tej pory pozostaję bez zmian i nie odprowadzasz za nie VAT-u.

Jak słusznie zauważył Marcin, w pierwszym roku działalności należy pamiętać, że limit jest liczony proporcjonalnie do ilości dni istnienia działalności. Przykład znajdziesz w komentarzu Marcina.

Wypełnienie i złożenie wniosku VAT-R

W celu zarejestrowania się jako płatnik podatku VAT musisz wypełnić i złożyć wniosek VAT-R. Na chwilę obecną możesz to zrobić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest złożenie wniosku VAT-R tuż po rejestracji działalności w CEIDG. Niestety jest to możliwe tylko wtedy, gdy posiadasz podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Ja miałem „tylko” profil zaufany ePUAP, więc nie mogłem skorzystać z tej opcji. Pozostał mi drugi, oldschoolowy sposób – udać się do urzędu skarbowego z wypełnionym papierowym formularzem VAT-R.

Jak słusznie zauważył yarpen w komentarzu: jeżeli zdecydujesz się wcześniej na usługi biura rachunkowego i upoważnisz jego pracowników przy pomocy deklaracji UPL-1, to możesz właśnie im zlecić wypełnienie i złożenie formularza VAT-R za Ciebie.

Formularz VAT-R

Formularz VAT-R, jak większość formularzy w polskiej administracji, może na początku odrzucać poziomem swojego formalizmu. Na szczęście da się go okiełznać, a nas bezpośrednio dotyczy tylko kilka punktów.

Pierwsza strona nie powinna sprawić trudności – podajesz tam dane urzędu skarbowego, do którego kierujesz wniosek, a także swoje dane osobowe i adresowe. Jedyne na co powinieneś zwrócić uwagę, to punkt 10. Rodzaj podatnika w sekcji B.1 DANE IDENTYFIKACYJNE. Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą nadal masz status osoby fizycznej, więc zaznaczasz kwadrat numer 2.

UWAGA! Tak jak wspomnieli Tomek oraz cleaner90, od 1 stycznia 2017 roku z kwartalnego rozliczenia podatku VAT mogą skorzystać tylko osoby, które są zarejestrowana jako czynny podatnik VAT dłużej niż 12 miesięcy. Wprowadzono obowiązek comiesięcznego rozliczania podatku VAT przez pierwsze 12 miesięcy począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła rejestracja do VAT-u. Kwestia kwartalnego rozliczania podatku dochodowego pozostaje bez zmian. Pozostała część artykułu jest również nadal aktualna.

Na drugiej stronie przechodzimy do sedna sprawy. Najpierw w sekcji C.1. OKOLICZNOŚCI OKREŚLAJĄCE OBOWIĄZEK PODATKOWY musisz zaznaczyć:

• 32. podatnik rezygnuje (zrezygnował) ze zwolnienia, o którym mowa w art.113 ust.1 lub 9 ustawy – To jest właśnie docelowa rezygnacja ze zwolnienia z płacenia podatku VAT.
• 44.1. podatnik wybiera (wybrał) możliwość rozliczania się za okresy kwartalne – O tym dlaczego lepiej rozliczać się kwartalnie możesz przeczytać w odrębnym artykule.

W tym miejscu warto również mieć na uwadze to o czym wspomniał Dawid – jeśli przedmiotem działalności jest doradztwo (np. podczas rejestracji działalności wybrał[a|e]ś 62.02.Z Działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki spośród kodów PKD), to musisz być płatnikiem VAT i wtedy zaznaczasz punkt 28. podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą nie ma prawa do zwolnienia, o którym mowa w art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy zamiast punktu 32.

Następnie, jeśli wybrał[a|e]ś rozliczenie kwartalne (punkt 44.1), to w sekcji C.2. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA DEKLARACJI zaznaczasz 51. VAT-7K, w przypadkach, o których mowa w art.99 ust.2 lub 3 ustawy i wypełniasz punkty 54 i 55. Od 1 października 2020 roku składa się nowy format pliku JPK_VAT, który zawiera dane z dotychczasowych deklaracji. Z tego względu formularz w tym miejscu mógł ulec zmianie. Jeżeli taką zauważysz, to daj mi proszę znać w komentarzu poniżej, a ja poprawię treść wpisu.

Na trzeciej stronie możesz wypełnić tylko część D. Jeśli nie planujesz mieć klientów z UE, to część dotyczącą VAT UE (C.3 INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH) możesz na razie pominąć. Zawsze możesz ją zaktualizować w przyszłości. Musisz tylko pamiętać, żeby to zrobić przed wystawieniem pierwszej faktury wymagającej VAT UE. Jeżeli chodzi o rejestracje numeru VAT UE, to polecam ją zrobić od razu. Wyjaśnienie dlaczego zmieniłem zdanie znajdziesz w odrębnym artykule.

Ile to kosztuje?

Od stycznia 2015 roku rejestracja płatnika VAT jest bezpłatna. Gdybyś jednak chciał otrzymać potwierdzenie rejestracji, to musisz zapłacić 170 złotych opłaty skarbowej. Mi do tej pory jednak nie było takie potwierdzenie do niczego potrzebne, więc nie skorzystałem z tej cudownej okazji 🙂

Do kiedy trzeba złożyć formularz VAT-R?

Formularz VAT-R należy złożyć najpóźniej przed dniem pierwszej sprzedaży towarów lub wykonaniem usługi, która jest opodatkowana VAT. Nie musisz więc się spieszyć i składać taką deklarację zaraz po starcie działalności. Trzeba jednak pamiętać, żeby zrobić to przynajmniej dzień wcześniej niż wypisanie pierwszej faktury. W przeciwnym wypadku oczywiście możesz wystawić fakturę, ale musisz zaznaczyć, że jesteś zwolniony z płacenia VAT i go nie naliczasz odwołując się do podstawy zwolnienia z VAT (odpowiedniego przepisu lub rozporządzenia).

Errata #1: Złóż VAT-R jak najszybciej!

Nowelizacja ustawy wprowadzona 1 stycznia 2017 roku przyniosła kilka „ciekawych” zmian. O jednej z nich wspomniałem już powyżej – brak możliwości skorzystania z kwartalnego rozliczania VAT-u przez pierwsze 12 miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to jednak mały pikuś przy tym co wnosi druga zmiana.

Kontrola wiarygodności z urzędu skarbowego

Żeby zapobiegać wyłudzeniom Rząd wprowadził obowiązkowe kontrole wiarygodności każdego, kto chce zarejestrować się jako czynny płatnik podatku VAT. Niestety kontrole są przeprowadzane manualnie – urzędnik z Twojego fiskusa musi przyjść do siedziby Twojej firmy i sprawdzić, że nie jesteś przypadkiem firmą krzak. W teorii US ma na to 30 dni, ale w kilku dyskusjach na naszej grupie przewinęła się informacja, że ludzie czekają nawet 2-3 miesiące aż pojawią się na liście czynnych płatników VAT.

Co z tego wynika? To jest właśnie najlepsze. Mimo tej zmian prawo nie zabrania wystawiać faktur z naliczonym VAT-em od daty wpisanej w punkcie 38 formularza VAT-R, więc niby nic się nie dzieje, ALE… kontrahent może odmówić opłacenia takiej faktury ze względu na obawę, że nie odzyska VAT-u kiedy Twoja próba rejestracji zostanie podważona przez urząd skarbowy. Ot taka #DobraZmiana 🙁

Jak sprawdzić czy jesteś już czynnym płatnikiem podatku VAT?

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy jesteś już na liście czynnych podatników VAT, ale nie masz ochoty kontaktować się z urzędem skarbowym, to możesz skorzystać z usługi udostępnionej przez portal podatkowy.

Próba przyspieszenia procedury

Gdybyś był(a) zainteresowan[a|y] przyspieszeniem procedury rejestracji i kontroli skarbowej, to zachęcam do zapoznania się z przypadkiem Łukasza Chrząszcza, który opisał jak udało mu się to wszystko przyspieszyć. Co prawda nikt (przynajmniej w komentarzach) nie potwierdził, że udało mu się powtórzyć wyczyn Łukasza, ale warto wiedzieć, że ktoś złamał system 😉

Errata #2: Weź ze sobą kopię tytułu prawnego do lokalu oraz oświadczenie o rodzaju prowadzonej działalności

Pewien ponury człowiek zauważył w komentarzu, że wraz z formularzem VAT-R musiał dostarczyć do swojego urzędu skarbowego również kopię tytułu prawnego do lokalu oraz oświadczenie o rodzaju prowadzonej działalności (przykład). Wygląda na to, że niektóre urzędy upraszczają sobie w ten sposób procedurę weryfikacji nowych płatników VAT. Ciężko mi w tym momencie znaleźć informacje, czy to ogólnopolski „trend”, czy tylko lokalne działania. Tak czy inaczej, warto mieć ten komentarz na uwadze i może zawczasu przygotować się na prośbę o te dwa papierki?

BTW. Jeżeli w Twoim urzędzie skarbowym poproszono Cię o coś podobnego, to podziel się tym z innymi w komentarzu poniżej.

Coming soon

Z podstawowych kroków związanych z zakładaniem działalności gospodarczej pozostał już tylko jeden – zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS. O tym, a także o innych ciekawych tematach postaram się napisać już wkrótce.

Jeśli masz jakieś pytania albo uwagi do treści tego wpisu, zauważył[a|e]ś jakiś błąd lub chciał(a)byś dodać coś więcej, to zachęcam do komentowania poniżej.

---

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

• PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
• PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
• PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Zapisując się do newslettera wyrażam zgodę na przesyłanie mi starannie wyselekcjonowanych informacji (w tym marketingowych).

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits

• https://www.flickr.com/photos/jeffdjevdet/17134175811/