Myśl o napisaniu niniejszego artykułu zbiegła się w czasie z opublikowaniem tego wpisu przez Michała na naszej grupie na Facebooku. Komentarze pod jego postem jeszcze bardziej zmotywowały mnie do podzielenia się własnymi spostrzeżeniami na temat korzystania z usług biura rachunkowego ifirma.pl. A że minęło już 5 lat, to jest się czym podzielić 🙂

Jestem na TAK!

Bez owijania w bawełnę powiem, że aktualnie jestem bardzo zadowolony z ich usług, a w szczególności z pracy, pomocy i wsparcia obecnej księgowej. I nie jest to tylko przejaw kurtuazji z mojej strony. Najważniejszym nie jest to, że pani Gosia (imię wymyślone na potrzeby artykułu) wszystko wie. Nie wie. Nikt nie wiem. Inaczej nie powstałby Stack Overflow. Najważniejsze jest to, że nie boi się przyznać wprost, że czegoś nie wie… ale się dowie. I zawsze wywiązuje się z obietnicy. Jak powie, że się dowie, to się dowie. I do tej pory zawsze w założonym przez siebie czasie.

A ja też nie jestem obecnie najprostszym przypadkiem jednofakturowego, samozatrudnionego programisty pracującego za pośrednictwem jakiejś kontraktorni… chociaż tak właśnie zaczynałem 🙂 Później jednak stało się coś, co wywołało lawinę zmian w mojej księgowości.

Obecnie, oprócz podstawowej faktury za usługi programistyczne („dla utrudnienia” w USD), w ramach działalności rozliczam również przychody z niniejszego bloga i innych współprac komercyjnych, mieszkania, które kupiłem na wynajem, a ostatnio także z ulgi IP Box. Oprócz przychodów dochodzą oczywiście różnorakie koszty. IMHO, taki zestaw jednoznacznie neguje stwierdzenie: iFirma jest dobra i tania, gdy prowadzi się proste sprawy. Problemy pojawiają się, gdy chce się rozliczyć coś trudnego lub niesztampowego (miałem podobną sytuację).

Zmiana księgowej

Chociaż przyznaję, że przez chwilę miałem moment zwątpienia. Pani Gosia nie jest bowiem pierwszą księgową z biura, która mnie rozlicza. Jest drugą. Od początku działalności miałem przypisaną inną, która równie dzielnie mi pomagała i wyjaśniała wszystko jak potrafiła najlepiej. Zwątpienie przyszło w momencie, gdy zamierzałem zacząć rozliczać najem w ramach istniejącej działalności gospodarczej. Wtedy wydało mi się (w moim odczuciu), że pani Krysia (imię wymyślone na potrzeby artykułu) nie czuje się komfortowo w temacie. Już nawet rozważałem zmianę biura rachunkowego, ale po mailowym poruszeniu tematu i wyjaśnieniu czego potrzebuję, przypisano mi panią Gosię.

Odpowiedni profil

Sytuacja wydaje się logiczna. Firma firmie nie równa. Samozatrudniony programista, to nie sklep spożywczy, a sklep spożywczy to nie samozatrudniony programista. Chociaż jedno i drugie może działać z wykorzystaniem jednoosobowej działalności gospodarczej.

ifirma.pl świetnie radzi sobie z typowym programistycznym samozatrudnieniem, więc jeżeli startujesz z JDG jako programista, to nie zastanawiaj się dalej i skorzystaj z usług ich biura rachunkowego. Co więcej, ifirma.pl poradzi sobie również z bardziej skomplikowanymi przypadkami, ale nie każda księgowa pracująca w biurze ma takie samo doświadczenie. Dokładnie jak w programowaniu – programista webowy nie musi być mistrzem embeded, a embeded nie musi znać się na programowaniu aplikacji desktopowych.

I nie jest to cecha wyłącznie tego biura rachunkowego. Księgowość w Polsce jest na tyle złożona, że starczy miejsca dla każdego i biura specjalizują się w określonych profilach działalności. Dzięki temu, księgowych z ifirma.pl nie zaskoczy faktura od Google, Facebooka, czy Udemy. Owszem, może zaskoczy konkretną księgową, ale wewnątrz biura na pewno znajdzie się ktoś, kto temat już przerabiał i kogo można się poradzić.

Jest to przewaga nad małymi, lokalnymi biurami, które w swoim portfolio nigdy nie zbiorą takiej rzeszy samozatrudnionych programistów.

Cykl artykułów "Zakładamy działalność gospodarczą"

Ten wpis jest częścią cyklu poświęconego formalnościom związanym z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Zapoznaj się ze wszystkimi krokami, a zostanie przedsiębiorcą nie będzie dla Ciebie problemem.

  1. Rejestracja działalności gospodarczej
    1. Jak zyskać dodatkowy miesiąc małego ZUS-u gratis?
    2. Wybór formy opodatkowania
      1. uproszczony algorytm
    3. Dlaczego warto zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatków?
    4. Kody PKD dla (szerokiego) świata IT
    5. Firmowe konto bankowe
      1. Ranking firmowych, osobistych i oszczędnościowych kont bankowych
  2. Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS (obecnie, ten krok można wykonać podczas rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG z punktu 1.)
    1. Jaki wybrać formularz i kod tytułu ubezpieczenia?
    1. Kod wykonywanego zawodu programisty dla ZUS
  3. Rejestracja płatnika podatku VAT (obecnie, ten krok można wykonać podczas rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG z punktu 1.)
    1. Numer VAT UE jest bardziej potrzebny niż mi się wydawało
    2. VAT for dummies, czyli jak działa podatek od wartości dodanej?
    3. Świadczenie usług dla firmy zagranicznej wcale nie jest korzystniejsze w kontekście VAT-u
  4. Wybór biura rachunkowego
    1. 5 lat z biurem rachunkowym ifirma.pl. Oto dlaczego cały czas korzystam i polecam ich usługi.

Zakładając działalności, warto również wiedzieć, że wydatki, które poniesiesz jeszcze przed jej startem możesz rozliczyć podobnie to tych ponoszonych już w trakcie jej prowadzenia.

Zakres usług

Cennik ifirma.pl pokazuje co możemy otrzymać za określoną kwotę. Podstawowy koszt biura rachunkowego to 99 złotych netto miesięcznie. Część z usług jest wyłączona z abonamentu i płaci się za nie dodatkowo. Tak skonstruowany cennik może na początku frasować. Zdarzały mi się pytania ile tak faktycznie się za to płaci. No więc wyjaśniam…

W moim przypadku było tak, że przez bardzo długi okres (do momentu wciągnięcia nieruchomości na wynajem) bez problemu zamykałem się z rozliczaniem programowania i blogowania w pakiecie podstawowym, właśnie za 99 zł netto miesięcznie. Sporadycznie wpadały jedynie jakieś dodatkowe zaksięgowania przychodu, czy wystawienie faktury wewnętrznej, co generowało 2-5 złotych miesięcznie ekstra. Raz zdarzyła mi się anomalia 🙂

Od kiedy rozliczam najem w działalności, ze względu na zwiększoną liczbę dokumentów do zaksięgowania, koszty księgowości wzrosły do około 130 zł netto miesięcznie. Co według mnie i tak nie jest wygórowaną ceną.

W obydwu przypadkach byłem i jestem zadowolony za stosunek jakości pomocy jaką otrzymuję, do ceny jaką płacę.

Księgowość != doradztwo podatkowe

Jak jesteśmy już przy zakresie świadczonych usług, to najważniejszą rzeczą jaką należy sobie jak najszybciej przyswoić jest fakt, że księgowość i doradztwo podatkowe to dwie zupełnie różne rzeczy. Sam nie do końca byłem tego świadom, kiedy wybierałem biuro rachunkowe.

Doradztwo podatkowe jest w Polsce ściśle regulowane. Tylko osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą oficjalnie, leganie doradzać choćby to jaka forma opodatkowania będzie dla Ciebie najlepsza. I koszt takiej usługi to nie stówka miesięcznie, ale kilka stówek za… godzinę.

Księgowa/księgowy, nie jest z automatu doradcą podatkowym. Może posiadać takie uprawnienia, ale są to dwa rozłączne byty. Jest naszym buforem przed urzędnikami skarbowymi. Dba o to, żeby w rozliczeniach był porządek i żebyśmy nie poszli siedzieć za podatki, jak Al Capone. ifirma.pl nie zajmuje się doradztwem podatkowym.

Nie ma jednak co płakać. W przypadku programistycznego samozatrudnienia na prawdę nie ma potrzeby ciągłego kontaktu z doradcą podatkowym, bo też w większości przypadków nie ma tu ogromnego pola do popisu. Największą „optymalizacją” jest i tak kwestia mniejszych składek odprowadzanych do ZUS, co jest dostępne „z automatu”. W drugiej kolejności znacznie ma korzystniejsza forma opodatkowania, której zmiany można dokonać tylko na początku roku. Jeżeli zajmujemy się wyłącznie programowaniem w formie B2B, temat jest spokojnie możliwy do ogarnięcia samodzielnie. W bardziej złożonych przypadkach płacimy odpowiedniemu doradcy podatkowemu za konsultację i po temacie.

Tarcza przed urzędem skarbowym

W ifirma.pl można również skorzystać z oferty księgowości internetowej, ogarniając wszystko samemu. Do pewnego pułapu złożoności JDG być może takie podejście się sprawdza. Ja jednak lubię mieć wsparcie dedykowanej księgowej, która jest na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami i odciąża mnie od śledzenia kolejnych zmian. Wiem też, że mam parę oczu ekstra, zanim papiery powędrują do dokumentacji. Niejednokrotnie zdarzyło mi się, że księgowa zauważyła na przykład braki wymaganych elementów na fakturze, które sam przeoczyłem. Dzięki temu mogłem poprosić o korektę od razu i nie martwić się o to w momencie ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego.

Dodatkowo, mimo że biuro rachunkowe ifirma.pl nie zajmuje się doradztwem podatkowym, to księgowe zawsze sprawują pieczę nad tym co chcemy wrzucić w koszty uzyskania przychodu i ostrzegają, jeżeli coś może zostać podważone lub jest całkowicie niedopuszczalne. Oczywiście, to do nas należy ostateczna decyzja czy coś księgujemy, czy nie (chyba, że przepisy jednoznacznie zakazują księgowania określonego wydatku). Bo to my znamy pełen kontekst danego wydatku i jeżeli potrafimy go sensownie przedstawić księgowej, to jest duża szansa, że urzędnik skarbowy również to zrozumie. Chociaż tu pewności nie ma 😉

Wiem, choćby z komentarzy na grupie, że niektóre biura rachunkowe w ogóle nie podważają tego co wrzucamy w koszty. Księgują wszystko jak leci. ifirma.pl przeciwnie – wyznaczyła sobie standardy i stara się być naszym buforem bezpieczeństwa.

Odpowiedzialność

Korzystając z usług jakiejkolwiek księgowości należy mieć na uwadze to, że na samym końcu, to my „podpisujemy się” po naszym KPiR-em, ewidencjami i wszelkimi innymi dokumentami. I to my, a nie biuro rachunkowe odpowiadamy za to co w tych dokumentach się znajduje. BR ifirma.pl zgodnie z umową i regulaminem przyjmuje na siebie odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta. Jeżeli wina leży po ich stronie. Niestety nie każde znane mi biuro rachunkowe ma analogiczne praktyki. Warto sprawdzić w umowie, komu przyjdzie płacić za ewentualny błąd leżący po stronie księgowej.

Ogarnij się!

Żeby skorzystać z usług biura rachunkowego ifirma.pl nie trzeba wiele. Tak naprawdę po podpisaniu umowy cała nasza praca sprowadza się do wrzucania faktur kosztowych, generowania faktur przychodowych i opłacania ZUS-u oraz podatków. Reszta, czyli księgowanie, generowanie i wysyłanie deklaracji, czy JPK leży w gestii księgowej. Wymagane jest minimum ogarnięcia, choćby po to żeby skompletować i dostarczyć faktury kosztowe na czas. Tego ifirma.pl za nas nie zrobi. Zresztą nie zrobi tego za nas praktycznie żadna księgowa, o ile nie zatrudniamy jej na wyłączność na etacie.

Trochę kultury, kurwa!

Last but not least… pamiętaj, że po drugiej stronie komputera, jest również żywy człowiek. To że komunikacja z księgowymi z ifirma.pl odbywa się w większości mailowo lub przez ich serwis, nie znaczy, że do księgowej nie można zadzwonić, w 5 minut wyjaśnić wszelkie wątpliwości i nieporozumienia.

W trakcie komunikacji warto tylko pamiętać o odrobinie kultury i szczypcie empatii. Zresztą taki zestaw przypraw przydaje się w wielu innych aspektach życia. Trust me 🙂

Pisiont groszy złotych

Zapomniałbym… gdybyś, tak jak ja, chciał(a) skorzystać z usług biura rachunkowego ifirma.pl, to na tej stronie znajdziesz informację jak zgarnąć jednorazowy rabat w wysokości 50 złotych.

Finito

Tyle ode mnie. Ja, z mojej perspektywy, polecam. Szczególnie dla osób na programistycznym samozatrudnieniu. Jaka jest Twoja opinia na temat biura rachunkowego ifirma.pl? Może polecasz jakąś inną księgowość? Daj znać w komentarzu poniżej. Chętnie poznam Twój punkt widzenia 🙂

UPDATE z 2021-03-31: Zmiana cen usług

Podstawowy koszt biura rachunkowego został podniesiony do 129 złotych netto miesięcznie.


Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

  • PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
  • PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
  • PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować :)

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Postaw mi kawę na buycoffee.to

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Picture Credits