Zakładając działalność gospodarczą musisz na starcie podjąć kilka podstawowych decyzji. Wybierasz między innymi formę opodatkowania, częstotliwość płacenia zaliczek na podatek dochodowy, czy choćby to czy będziesz płacić podatek VAT. Stajesz również przed wyborem rodzaju prowadzonej dokumentacji rachunkowej i tego, kto tę dokumentację będzie prowadził. Możesz to robić samodzielnie albo zdecydować się na usługi księgowej/księgowego, na przykład poprzez umowę z wybranym przez siebie biurem rachunkowym. W dzisiejszym wpisie przedstawię dlaczego ja zdecydowałem się pójść tą drugą drogą.

Dlaczego zdecydowałem się na biuro rachunkowe?

Programowanie jest zajęciem, w którym czuje się najlepiej i mimo podejmowania różnego rodzaju innych działań (np. staram się nieudolnie blogować 😉 ), to od kilku lat, niezmiennie, właśnie z programowaniem wiążę swoją karierę zawodową. Przynosi mi ono zarówno masę frajdy, jak i pieniądze na życie, dlatego lubię przeznaczać na nie swój wolny czas. Jednocześnie staram się oddelegowywać zajęcia, których nie lubię, które zajmują mi zbyt dużo czasu, które ktoś inny może zrobić sprawniej, szybciej lub taniej. To jest właśnie główna odpowiedź na pytanie dlaczego zdecydowałem się na biuro rachunkowe.

Oczywiście, obecnie na rynku istnieje co najmniej kilka programów księgowych online, które można obsługiwać samodzielnie bez większego trudu. Mimo tego wymagają one kilkunastu/kilkudziesięciu minut, które trzeba spędzić na przepisanie odpowiednich kwot, sprawdzenie czy wszystko się zgadza, itp. Dlatego też, wolę zapłacić kilkadziesiąt złotych miesięcznie i oddelegować tę pracę wykwalifikowanemu (mam nadzieję) księgowemu, czy księgowej, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na przyjemniejsze rzeczy. Biuro rachunkowe przejmuje również obowiązki reprezentowania przed fiskusem, czy ZUS-em, jeśli jest taka możliwość i potrzeba. Na przykład w moim przypadku, w zgłoszeniu mnie do ubezpieczeń w ZUS wyręczyło mnie właśnie biuro rachunkowe.

Księgowa jest również dla mnie takim dodatkowym buforem bezpieczeństwa. Można ją traktować jako lead developera, robiącego przegląd Twojego kodu. Nawet jeśli interesuję się przepisami związanymi z działaniem firmy i jej finansami (czym staram się tutaj dzielić), to wierzę, że księgowa jest w tych przepisach znacznie bardziej na bieżąco. Powinna więc zareagować na przykład jeśli jakaś faktura nie nadaję się do wrzucenia w koszty i może zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy. Często jest tak, że biuro rachunkowe orientuje się w „zwyczajach” danego urzędu i wie na ile ten pozwala podatnikom. Piecza księgowego, to zawsze dodatkowa para oczu na kwestie finansowe prowadzonej firmy, a trzeba pamiętać, że Al Capone poszedł do więzienia za unikanie płacenia podatków 😉

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Teoretycznie najpewniejszym sposobem wyboru biura rachunkowego jest wybór z polecenia. W pierwszej kolejności najlepiej podpytać znajomych, którzy mają lub mogli mieć styczność z usługami księgowych. Może akurat znają fenomenalną księgową/księgowego, który rozwiąże wszystkie Twoje problemy i odpowie na wszystkie pytania zanim zdążysz je zadać 🙂 Ja niestety tak dobrze nie miałem. Poza tym, po kilku dniach namysłu, stwierdziłem, że jeśli i tak nie mam żadnego sprawdzonego lokalnego biura rachunkowego, to spróbuję przetestować na własnej skórze, któreś z kilku popularniejszych ogólnopolskich biur posiadających sensowny system księgowości online.

Nie strzelałem jednak w ciemno. Przygotowałem sobie zestaw kilku pytań, które nurtowały mnie w trakcie zakładania działalności i rozesłałem go do 6-7 biur rachunkowych, na adresy email, które nie trudno było znaleźć. Chciałem tym samym sprawdzić również, czy zamieszone adresy email są tylko na pokaz, czy są faktyczną drogą kontaktu. Jako ciekawostkę mogę powiedzieć, że podobnego maila wysłałem do biura rachunkowego, które znajduje się dwie ulice ode mnie – nie dostałem żadnej odpowiedzi, ale nie omieszkali przysłać mi miesiąc później, pocztą tradycyjną swoją ulotkę i zachęcić do korzystania z ich usług. Nie dziękuję 😉 Oprócz tego biura wszystkie inne odpowiedziały mi w szybko i rzeczowo. Kontynuowałem więc korespondencje przez kilka maili dopytując o szczegóły działania każdego z biur, warunków ewentualnej współpracy i innych rzeczy, które przychodziły mi do głowy.

Ostatecznie mój wybór padł na ifirma.pl. Zadecydowało kilka niuansów: krótki okres wypowiedzenia (tylko jeden miesiąc), szybkość odpowiadania na maile i pro-aktywność – na dwa, czy trzy moje pytania, oprócz samej odpowiedzi otrzymałem podpowiedzi, jak można coś zrobić lepiej.

Cykl artykułów "Zakładamy działalność gospodarczą"

Ten wpis jest częścią cyklu poświęconego formalnościom związanym z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Zapoznaj się ze wszystkimi krokami, a zostanie przedsiębiorcą nie będzie dla Ciebie problemem.

  1. Rejestracja działalności gospodarczej
    1. Wybór formy opodatkowania (uproszczony algorytm)
    2. Kody PKD dla (szerokiego) świata IT
    3. Firmowe konto bankowe
  2. Rejestracja płatnika podatku VAT
    1. Numer VAT UE jest bardziej potrzebny niż mi się wydawało
  3. Dlaczego warto zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatków?
  4. Wybór biura rachunkowego
  5. Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS

Zakładając działalności, warto również wiedzieć, że wydatki, które ponosimy jeszcze przed jej startem możemy rozliczyć podobnie to tych, które ponosimy już w trakcie jej prowadzenia.

ifirma.pl

Jak możesz przeczytać na moim personalnym blogu na starcie działalności z całą pewnością poleciłbym biuro rachunkowe ifirma.pl. Czy zrobiłbym to dzisiaj, po około pięciu miesiącach prowadzenia działalności? Z małym zawahaniem, tak. Nie zrozum mnie źle, cały czas jestem zadowolony ze współpracy z moją księgową. Co się zmieniło? Mam trochę żal, że mimo początkowej pro-aktywności nikt mi wcześniej nie podpowiedział, żeby nie rozpoczynać działalności 1-go dnia miesiąca. Nie mogę mieć jednak pretensji tylko do biura ifirma.pl. Tak naprawdę, mimo korespondencji z kilkoma biurami, żadne nie poinformowało mnie o tym fakcie. Co prawda wtedy dokonałem już wpisu w CEIDG, ale zawsze można było go zmienić.

Sama pro-aktywność, też trochę przygasła. Powodów może być kilka. Mogło to być po prostu początkowe „działanie marketingowe”, albo jest to kwestia tego, że korespondowałem z inną osobą niż teraz współpracuję, albo po prostu moje działania są na tyle sensowne, a działalność na tyle mała, że nie za bardzo jest co poprawiać, co jest całkiem prawdopodobne. Może też wymagam zbyt dużo za 80 złotych miesięcznie 😉 Nieważne jaki jest powód spadku pro-aktywności. Jedno jest pewne. Jeśli stan ten się utrzyma przez kolejne kilka miesięcy, to rozważę zmianę biura rachunkowego na inne. Z całą pewnością pozostanę jednak przy biurze umożliwiającym stały dostęp online do moich rozliczeń.

Formalności związane z wyborem biura rachunkowego

Z wyborem biura rachunkowego nie ma związanych jakichś skomplikowanych formalności. Musisz jedynie zgłosić ten fakt w CEIDG wypełniając odpowiednie pola na wniosku CEIDG-1. Możesz to zrobić zarówno podczas zakładania działalności lub później zmodyfikować dane we wpisie. Na chwilę obecną są to dwa pola:

  • dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy – Tu podajesz nazwę i numer NIP biura rachunkowego. O ile dobrze pamiętam, to w moim przypadku ifirma.pl na początku przysłała mi te dane i poinformowała, że muszę dodać je do wpisu.
  • adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy – Jeśli decydujesz się na biuro rachunkowe, które ma siedzibę gdzieś na drugim końcu Polski, to zazwyczaj możemy umówić się tak, że dostarczasz im tylko skany faktur drogą elektroniczną, a oryginały trzymasz u siebie. Zatem korzystanie z biura rachunkowego nie zawsze implikuje to gdzie znajduje się dokumentacja działalności gospodarczej.

Oprócz wpisu w CEIDG miałem tylko jedną dodatkową rzecz do zrobienia – jednorazową wizytę w urzędzie skarbowym w celu złożenia pełnomocnictw (formularz UPL-1), żeby księgowi z biura rachunkowego mogli mnie tam reprezentować w kwestiach podatkowych.

Co polecacie, przed czym przestrzegacie?

A Ty? Zdecydował[a|e]ś się na usługi biura rachunkowego, czy raczej wolisz robić wszystko samemu? Jakie masz odczucia ze współpracy ze swoją księgową/księgowym? Jakie biuro rachunkowe polecasz, a przed jakim przestrzegasz? Nie krępuj podzielić się tym wszystkim w komentarzach poniżej.

Zachęcam również do dalszego obserwowania mojego bloga poprzez: polubienie fanpage na Facebooku, subskrypcję kanału RSS, zapisanie się do notyfikacji mailowych (formularz "Bądź na bieżąco" po prawej stronie) lub śledzenie mnie na Twitterze. Dzięki temu na pewno niczego nie pominiesz :)

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do dedykowanej grupy na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

1 000 000 zł

Milion złotych. Tak, milion złotych. Milion złotych to cel, który sobie postawiłem jakiś czas temu. Chcę zarobić milion złotych na tym blogu. Do tej pory udało mi się zarobić 462,59 zł, więc jak widzisz jeszcze mi trochę brakuje. Jeszcze nie wiem do końca jak, ale to zrobię. Na pewno nigdy nie będę pobierał żadnych opłat za dostęp do treści, bo tymi chcę się po prostu dzielić. Pierwszym krokiem niech będzie rozpropagowanie bloga wśród jak największej liczby osób. I tu mam prośbę do Ciebie: jeśli uważasz, ten artykuł za wartościowy, to udostępnij go proszę swoim znajomym. Przy lewej lub dolnej krawędzi ekranu znajdziesz przyciski, które Ci to ułatwią. Niezależnie od tego, czy prześlesz ten wpis dalej, czy nie, to ja i tak bardzo Ci dziękuję za doczytanie do tego miejsca! Do przeczytania niebawem.

Picture Credits