Numer VAT UE jest bardziej potrzebny niż mi się wydawało

W artykule, w którym opisałem proces rejestracji płatnika podatku VAT napisałem takie zdanie:

Na trzeciej stronie możesz wypełnić tylko część D. Jeśli nie planujesz mieć klientów z UE, to część dotyczącą VAT UE (C.3 INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH) możesz na razie pominąć.

Chciałbym w tym miejscu oficjalnie się z niego wycofać. Dlaczego? Zapraszam do mojego wyjaśnienia poniżej.

Skąd wzięło się to zdanie?

Na początek krótkie wyjaśnienie dlaczego tak napisałem. Kiedy udałem się z wypełnionym formularzem VAT-R do urzędu skarbowego, pod który podlegam, w celu zarejestrowania się jako płatnik podatku VAT, to zapytałem się „pani z okienka” czy muszę wypełniać część dotyczącą VAT UE. Otrzymałem uprzejmą odpowiedź, że nie ma takiej potrzeby jeśli nie planuję mieć klientów z UE i żebym tylko pamiętał o aktualizacji tych danych przed wystawieniem pierwszej faktury, która będzie wymagała numeru VAT UE. Czyli dokładnie tak jak to opisałem we wspomnianym wpisie.

Studium przypadku

6 maja był ostatni dzień ważności mojej licencji na oprogramowanie IntelliJ IDEA. Ze względu na fakt, że posiadam tę licencję nieprzerwanie od dwóch lat oraz na nowy system licencjonowania, który zachęca i wynagradza ciągłą subskrypcję przy pomocy 40% zniżki, zdecydowałem się na automatyczne, comiesięczne przedłużanie mojej subskrypcji. Tym razem mogłem dodatkowo „zaoszczędzić” korzystając z faktu prowadzenia działalności gospodarczej i poprosić o fakturę VAT na firmę. 5 maja zalogowałem się więc na moje konto na stronie firmy JetBrains (autora IntelliJ IDEA) i zacząłem wypełniać formularz. Po wpisaniu liter PL i mojego numeru NIP (taki jest format VAT UE dla Polski) moim oczom ukazał się… las 😉 poniższy komunikat ostrzegawczy:

Informacje o właścicielu licencji IntelliJ IDEA potrzebne do wystawienia faktury VAT

Jako rasowy programista zignorowałem go jednak – walidacja przepuściła mnie dalej, więc to pewnie nic poważnego i w razie czego wyprostuję to z mailowo z supportem 😉

Gdy dotarła do mnie faktura, to okazało się, że bez kontaktu z supportem się nie obędzie, gdyż nie zawierała ona mojego numeru NIP – była wystawiona po prostu na mnie jako osobę prywatną.

Poniżej możesz zobaczyć kopię korespondencji jaką wymieniłem z supportem JetBrains (pominąłem tylko część formułek grzecznościowych 🙂 ).

I wszystko jasne – warto było jednak wypełnić część C.3 formularza VAT-R 😉

Co się stało?

Szybki rzut oka na przepisy uświadomił mi, że czynny podatnik VAT (czyli m.in. moja skromna osoba) ma obowiązek zarejestrowania się przed dokonaniem pierwszej transakcji nie tylko związanej ze sprzedażą towarów do firm zarejestrowanych na terenie Unii Europejskiej, ale również z nabyciem towarów od firm z UE. Ponieważ firma JetBrains wywodzi się z Czech i tam jest zarejestrowana, to długie ramię sprawiedliwości mnie dopadło 🙂

Aktualizacja danych

Mawiają, że nie ma co płakać nad rozlanym mlekiem. Powstrzymałem więc łzy i 9 maja udałem się do US ze zaktualizowanym formularzem VAT-R. Od tego złożonego przy okazji rejestracji siebie jako płatnika VAT różnił się tylko tym, że miał wypełnioną sekcję C.3 INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH oraz zaznaczoną opcję 2. aktualizacja danych w punkcie 4. Cel złożenia zgłoszenia.

W sekcji C.3 do zrobienia były dwie rzeczy:

• zaznaczenie pola 58. podatnik podlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w tym dostawy, do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług oraz
• wpisanie daty w polu 61. przewidywana data rozpoczęcia dokonywania czynności wymienionych w poz. 58, 59 lub 60 – wpisałem 10 maja.

Na moje pytanie kiedy mogę spodziewać się aktualizacji danych w systemie VIES przedstawiciel urzędu skarbowego odpowiedział, że powinno to potrwać około tygodnia. Postanowiłem to zweryfikować i codziennie sprawdzać status mojego numeru VAT UE w VIES. Okazało się, że jest on aktywny już 11 maja o godzinie 05:25:04 – około 36 godzin od momentu złożenia formularza VAT-R. Całkiem nieźle.

Dodatkowo 16 maja do moich drzwi zapukał listonosz przynosząc list polecony z urzędu skarbowego, którego odbiór musiałem potwierdzić. Na początku miałem delikatny strach w oczach, ponieważ zapomniałem, że potwierdzenie rejestracji VAT UE miało przyjść również pocztą tradycyjną 😉 Data rejestracji widniejąca na potwierdzeniu to 10 maja, czyli dokładnie ta, którą podałem na formularzu VAT-R.

Happy End

Tuż po zauważeniu, że mój numer VAT UE został już zarejestrowany i jest widoczny w VIES zalogowałem się na moje konto na stronie firmy JetBrains i zobaczyłem, że teraz jest już wszystko OK. Kwota następnej zaplanowanej opłaty została pomniejszona o wartość VAT, a faktura, którą otrzymałem 7 czerwca za kolejny miesiąc zawierała już mój numer VAT UE.

Nie wiem jakie są Twoje odczucia po przeczytaniu tego wpisu (chętnie dowiem się tego z komentarzy 🙂 ), ale dla mnie była to bardzo fajna lekcja, którą od razu chciałem się z Tobą podzielić – wpis zacząłem przygotowywać jeszcze zanim udałem się do US z aktualizacją danych 😉 Na szczęście obyło się bez ofiar i jakichś dużych strat finansowych, a wszystko udało się bardzo szybko rozwiązać.

---

Bądź na bieżąco!

Podobają Ci się treści publikowane na moim blogu? Nie chcesz niczego pominąć? Zachęcam Cię do subskrybowania kanału RSS, polubienia fanpage na Facebooku, zapisania się na listę mailingową:

Dołączając do newslettera #NoweRozdanie2 otrzymasz dostęp do dodatkowych materiałów:

• PDF: „Jednoosobowa działalność gospodarcza krok po kroku” (do artykułu)
• PDF: „FAQ: Jak pracuje się dla Roche/Sii?” (do artykułu)
• PDF: „Jak zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia kontroli i co zrobić kiedy urzędnik zapuka do Twoich drzwi?” (do artykułu)

Zapisując się do newslettera wyrażam zgodę na przesyłanie mi starannie wyselekcjonowanych informacji (w tym marketingowych).

Powyższe dane są przechowywane w systemie Mailchimp i nie są udostępniane nikomu innemu. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie polityki prywatności.

lub śledzenia mnie na Twitterze. Generalnie polecam wykonanie wszystkich tych czynności, bo często zdarza się tak, że daną treść wrzucam tylko w jedno miejsce. Zawsze możesz zrobić to na próbę, a jeśli Ci się nie spodoba – zrezygnować

Dołącz do grup na Facebooku

Chcesz więcej? W takim razie zapraszam Cię do dołączenia do powiązanych grup na Facebooku, gdzie znajdziesz dodatkowe informacje na poruszane tutaj tematy, możesz podzielić się własnymi doświadczeniami i przemyśleniami, a przede wszystkim poznasz ludzi interesujących się tą samą tematyką co Ty.

W grupie Programista Na Swoim znajdziesz wiele doświadczonych osób chętnych do porozmawiania na tematy krążące wokół samozatrudnienia i prowadzenia programistycznej działalności gospodarczej. Vademecum Juniora przeznaczone jest zaś do wymiany wiedzy i doświadczeń na temat życia, kariery i problemów (niekoniecznie młodego) programisty.

Wesprzyj mnie

Jeżeli znalezione tutaj treści sprawiły, że masz ochotę wesprzeć moją działalność online, to zobacz na ile różnych sposobów możesz to zrobić. Niezależnie od tego co wybierzesz, będę Ci za to ogromnie wdzięczny.

Na wsparciu możesz także samemu zyskać. Wystarczy, że rzucisz okiem na listę różnych narzędzi, które używam i polecam. Decydując się na skorzystanie z któregokolwiek linku referencyjnego otrzymasz bonus również dla siebie.

Przypisy

1. http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/vat_number/index_en.htm

Picture Credits

• http://www.freelargeimages.com/european-union-flag-807/